Hättest du es gewusst? Im Insolvenzfall wird eine mangelhafte Buchführung auch strafrechtlich verfolgt. Wer beispielsweise die Führung von Handelsbüchern unterlässt oder die Aufbewahrungsfristen nicht einhält, kann mit hohen Geldstrafen rechnen – im schlimmsten Fall sogar mit einer Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren.
Die Buchhaltung stellt eine große Herausforderung für Gründer dar und das ist nicht verwunderlich: Viele Freiberufler kommen beim Start in die Selbständigkeit zum ersten Mal mit dem Thema Buchhaltung in Berührung. Auch wenn Unternehmer die Buchhaltung in der Regel nur vorbereiten und den Großteil vom Buchhalter oder Steuerberater erledigen lassen, sind Fehler schon vorprogrammiert, wenn man sich nicht im Voraus informiert. Die Grundlagen der Buchführung sollte jeder Unternehmer beherrschen, selbst wenn er einen Steuerberater zu Rate zieht.
Vor allem in der Gründungsphase können bereits kleine Fehler in der Buchführung fatale Folgen haben und im schlimmsten Fall kann es zur Geschäftsaufgabe kommen. In den meisten Fällen ist es zumindest so, dass eine mangelhafte Buchhaltung das Wachstum des Unternehmens erschwert.
Wir haben im Folgenden vier Gründe zusammengestellt, wieso du dir eine schlechte Buchhaltung nicht leisten kannst und geben dir wertvolle Tipps, wie du Buchhaltungsfehler vermeiden kannst.
1. Wenn du Fristen nicht einhältst, drohen hohe Strafen
Das Versäumnis von Fristen kann dich teuer zu stehen kommen. Rückständige Steuerlasten beispielsweise kosten oft 2% des offenen Betrags und Verzugszinsen. Diese Kosten sind vollkommen unnötig. Kümmere dich rechtzeitig um die Zahlung der Steuern, um zusätzliche Kosten zu vermeiden.
Allgemein gilt, sich über Fristen und wichtige Termine im Voraus zu informieren. Wenn du einen Termin oder eine Frist nicht einhalten kannst, halte am besten mit dem Finanzamt Rücksprache. In der Regel ist das Finanzamt in dieser Hinsicht sehr kooperativ und zeigt Verständnis.
Das kann passieren:
- Zahlung von Säumniszuschlägen und Verzugszinsen
Das solltest du machen:
Behalte wichtige Fristen im Kopf, wie zum Beispiel:
- Jahressteuererklärungen (für Einkommen-, Umsatz und Körperschaftsteuer sowie die Feststellungserklärung von Personengesellschaften und Vermietungsgemeinschaften) bis 30. April des Folgejahres beim Finanzamt einreichen
- Zahlung der Umsatzsteuer bis spätestens 10. des Folgemonats
- Zahlung der Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer und Kammerumlage jeweils am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November
- Zahlung der Lohnsteuer, des Dienstgeberbeitrags und der Kommunalsteuer am 15. des Folgemonats
2. Wenn du dich nicht um offene Rechnungen kümmerst, kommt es zu Liquiditätsengpässen
Durch schlechte Finanzplanung und mangelhafte Buchhaltung kann es zu Liquiditätsengpässen kommen. Diese können dich und dein Unternehmen schwer belasten. Man muss private Ausgaben zurückfahren, sich um Gläubiger kümmern und meist hohe Gebühren für Rücklastschriften zahlen. Hinzu kommen Mahngebühren und Dispozinsen. Häufig führt das zu einer Endlosspirale – im schlimmsten Fall bis hin zur Privatinsolvenz.
Um solche Liquiditätskrisen zu vermeiden, gilt es den Zahlungsmittelbestand fortlaufend zu überwachen und für die Zukunft zu planen. Aber auch wenn die Liquiditätskrise schon eingetreten ist, gibt es Maßnahmen, die aus der scheinbar endlosen Spirale herausführen können.
Das kann passieren:
- Privatausgaben müssen zurückgefahren werden
- Zahlung von hohen Gebühren für Rücklastschriften, Mahnungen und Dispozinsen
- Im schlimmsten Fall Privatinsolvenz
Das solltest du machen:
- Offene Forderungen einfordern
- Rückständige Rechnungen mahnen
- Factoring in Betracht ziehen
3. Wenn du deine Zahlen nicht im Blick hast, kann es zu bösen Überraschungen kommen
Viele Existenzgründer sind so mit ihrer täglichen Arbeit beschäftigt, dass sie gar nicht bemerken, wenn ihre Kosten aus dem Ruder laufen. Deshalb solltest du immer deine Zahlen im Blick behalten und dich fragen: Habe ich in diesem Monat ein positives Ergebnis erwirtschaftet? War mein Ergebnis besser, als das der vorherigen Monate? Habe ich gerade eine Auftragsflaute? Hatte ich hohe Einzelkosten, die nicht sofort auffallen? Werde ich auch in den Folgemonaten genügend Geld haben, um meine Rechnungen bezahlen zu können?
Das kann passieren:
- Die hohen Kosten führen zu Liquiditätsengpässen, sodass man Privatausgaben tätigen muss
- Man merkt zu spät, dass man zu wenig Umsätze erwirtschaftet hat
- Man hat zu wenig Mittel für notwendige Investitionen (Fortbildung, neue Hardware etc.)
Das solltest du machen:
- Regelmäßige Auswertungen über Kosten erstellen
- Eine Budgetierungsapp hilft dir dabei, alle Buchungen von der Bank automatisch zu erfassen
- Zu empfehlen ist eine Buchhaltungssoftware, die in Echtzeit mit jeder erfassten Rechnung und jedem Beleg Zahlen ermittelt
4. Steuernachzahlungen können sämtliche Planung zu Nichte machen.
Steuernachzahlungen sind eigentlich vorhersehbar – trotzdem tappen viele Unternehmer in diese Falle. Vor allem in guten Jahren werden Einkommenssteuernachzahlungen oft nicht berücksichtigt. Flaut die Konjunktur dann wieder ab, bringen hohe Nachzahlungen bei sinkenden finanziellen Mitteln Unternehmer in große Schwierigkeiten und machen sämtliche Planung zu Nichte. Deshalb sollte man vor allem in Jahren mit höheren Umsätzen im Hinterkopf behalten, dass Einkommenssteuernachzahlungen anstehen.
Die Umsatzsteuer wird sofort nach Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung fällig. Wenn diese nicht sofort beglichen wird, drohen hohe Strafen. Das Finanzamt willigt in dem Fall auch keiner Ratenzahlung ein, da man die Umsatzsteuer bereits vom Kunden erhalten hat.
Das kann passieren:
- Wenn man die Steuernachzahlungen nicht einplant, können diese die Liquidität verringern
- Man gibt Geld aus, welches eigentlich für die Umsatzsteuerzahlung eingeplant werden muss
Das solltest du machen:
- Einkommenssteuernachzahlungen sind besonders bei guten Jahren zu berücksichtigen
- Umsatzsteuerzahllast immer als Puffer einplanen
- Sämtliche Steuerzahlungen innerhalb der Frist begleichen
- Bei anzunehmendem Verzug sofort das Finanzamt kontaktieren und eine Einigung suchen
Fazit
Viele Existenzgründer müssen ihren Traum von der Selbstständigkeit frühzeitig aufgeben. Zu oft ist eine mangelhafte Buchhaltung der Grund. Betroffen sind vor allem Gründer, die keine Vorbildung in Sachen Buchhaltung und Finanzplanung haben und bei der Gründung erstmals mit dem Thema Buchhaltung konfrontiert werden.
Du solltest dich immer selbst auf dem aktuellsten Stand halten, was die Themen Buchhaltung, Geschäftsführung, Selbstständigkeit, Recht und Steuern angeht.
Mit eigenem Wissen können viele Buchhaltungsfehler vermieden werden. So verlierst du nie den Überblick und dem Erfolg deines Unternehmens steht nichts mehr im Weg.