Wichtige Meilensteine für die SEPA -Umstellung und mögliche Fehleinschätzungen
In Teil 1 wurden die wesentlichen Änderungen und Vorteile bei der SEPA-Umstellung erklärt. Lesen Sie nun in Teil 2, welche Schritte für die Umstellung auf SEPA notwendig sind und welche Fehleinschätzungen bezüglich SEPA häufig vorkommen. Wer als Freiberufler nicht nur seine Rechnungen um die IBAN-Nummer aktualisieren muss, sondern auch sein Rechnungswesen mit all seinen Prozessen, der sollte am besten so schnell wie möglich mit der SEPA-Umstellung beginnen.
Denn bis zum 1. Februar 2014, dem entscheidenden Stichtag, ist es nicht einmal mehr ein halbes Jahr. Am besten erstellen Sie sich einen Zeitplan mit den einzelnen durchzuführenden Schritten, um alle notwendigen Abläufe bezüglich SEPA-Umstellung im Blick zu haben.
Wichtige Meilensteine für die SEPA -Umstellung:
- Sie sollten analysieren, wo bei Ihrer eingesetzten EDV, den Schnittstellen und den jeweiligen Prozessen Anpassungs- bzw. Umstellungsbedarf besteht.
- Dann passen Sie Ihre Anwendungen sowie Abläufe an das neue SEPA-Zahlungsverfahren an.
- Bauen Sie sich eine Mandatsverwaltung für SEPA auf.
- Aktualisieren Sie Ihre Geschäftsschreiben wie Rechnungen, Formulare, Verträge und Angebote mit IBAN und eventuell BIC.
- Achten Sie auch darauf, ob Sie Impressum und AGBs (vor allem wenn Sie darin Bezug auf Zahlungswege wie das Lastschriftverfahren nehmen) aktualisieren müssen. Entsprechende Musterformulierungen findet man im Internet.
- Kontaktieren Sie Ihre Hausbank bezüglich SEPA und erkundigen Sie sich, was aus deren Sicht noch alles zu tun ist.
- Um weiterhin Online-Banking durchführen zu können, benötigen Sie ein Software-Update. Auch dies sollten Sie mit Ihrer Bank klären, vor allem dann, wenn Sie vor dem Stichtag auf SEPA umstellen.
- Sind Sie selbst zahlungspflichtig, erkundigen Sie sich rechtzeitig nach der IBAN des Gläubigers, damit Sie auch weiterhin fristgerecht zahlen können.
- In der Buchhaltungssoftware sollten die Stammdaten von Kunden, Lieferanten usw. um IBAN und BIC erweitert werden.
- Vergessen Sie nicht, eine für SEPA erforderliche Gläubiger-Identifikationsummer bei der Deutschen Bundesbank zu beantragen. Tun Sie das am besten so schnell wie möglich.
- Falls Mitarbeiter geschult werden müssen, sollten Sie auch diesen Schritt einplanen.
- Stellen Sie schließlich den Zahlungsverkehr auf das SEPA-Verfahren um.
Die Umstellung auf SEPA scheint bei Freiberuflern sowie in den meisten kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland keine Priorität zu haben. Nach den Ermittlungen des Forschungsinstituts ibi der Universität Regensburg haben sich ungefähr 35 Prozent aller KMU mit diesem Thema noch gar nicht beschäftigt, obwohl allmählich die Zeit drängt. Und 25 Prozent der KMU besitzen noch keinen konkreten Plan für die Umstellung.
Häufige Fehleinschätzungen bei Freiberuflern zur SEPA -Umstellung
Bezüglich der SEPA-Umstellung sind einige falsche Einschätzungen bei Freiberuflern und Co. aufgekommen.
So glauben viele, dass sie von der SEPA-Umstellung gar nicht betroffen sind. Doch jeder Freiberufler, der am bargeldlosen Zahlungsverkehr in Europa teilnimmt, muss sich auf SEPA umstellen.
Außerdem sieht man noch genügend Zeit für die Umstellung vor sich. Doch die Zahlungs- und Buchhaltungsprozesse sind nicht in wenigen Stunden auf SEPA umgestellt. Die Umstellung ist komplex und wird viel Zeit beanspruchen.
Manche denken auch, dass die Buchhaltungssoftware die SEPA-Umstellung automatisch durchführt. Dies ist ebenfalls eine Fehleinschätzung. Zwar werden die jeweiligen Hersteller die Software auf SEPA einstellen und entsprechende Updates bereitstellen, doch die neuen Felder müssen manuell ausgefüllt und die einzelnen Prozesse neu organisiert werden. Diese Aufgaben bleiben an einem selbst oder einem Mitarbeiter hängen.
Veränderungen bei Lastschriftverfahren
Auch was das Lastschriftverfahren angeht, stehen einige wichtige Änderungen an. So müssen beispielsweise Ermächtigungen für das Abbuchungsverfahren neu erstellt werden, denn sie werden durch die SEPA-Firmen-Mandate ersetzt. Eine Überführung eins zu eins vom alten zum neuen System gibt es nicht.
Viele glauben, dass die Vorlagefristen mit der SEPA-Umstellung gleich bleiben. Bei den Überweisungen ja, aber bei den Lastschriften müssen die SEPA-Firmen-Mandate der Bank einen Tag vor Fälligkeit vorgelegt werden. Die Vorlagefristen der SEPA-Basis-Mandate betragen sogar fünf Tage vor Fälligkeit bei Erst- und Einmalmandaten, die Folgemandate müssen spätestens zwei Tage vor dem Fälligkeitstag auf der Bank eingereicht werden.
Die Einschätzung, dass man seine Gläubiger-ID noch recht spät Anfang des Jahres 2014 beantragen kann, ist richtig. Man kann seine Gläubiger-ID sogar noch nach dem Stichtag beantragen, aber dennoch sollte man so lange nicht damit warten. Denn einmal kann es kurz vor dem Stichtag zu Engpässen kommen, weil viele Freiberufler und Unternehmen die ID so spät beantragen. Und mit der sehr späten Beantragung verkürzt sich auch die Vorlaufzeit für die Mandatsbeschaffung. Wer also schon gleich nach dem Stichtag des 1. Februars 2014 Lastschriften einziehen will, sollte nicht so lange damit warten.
