Der Auslöser einer Betriebsprüfung ist vielfältig. Zum einen kann der Steuerpflichtige zufällig ausgewählt werden und ist quasi einfach an der Reihe, zum anderen können ebenso stark schwankende Gewinne, Auslandsgeschäfte, Klärung der bis dahin vorliegenden Freiberuflichkeit oder andere steuerlich strittige Sachverhalte als Grund fungieren, die zu einer Betriebsprüfung führen. Auch wenn die Betriebsprüfung mit unveränderten Bescheiden enden sollte, kostet sie Zeit und Geld. Zeit, die der Steuerpflichtige und sein Steuerberater investieren, wobei sich Letzterer dafür honorieren lassen wird. Wichtig ist, die Ruhe zu bewahren und selbstbewusst mit der Situation umzugehen. Buchprüfer erledigen ihre Aufgabe normalerweise auf faire Art und Weise.
Die Ankündigung einer Betriebsprüfung erfolgt in der Regel zwei bis vier Wochen vor deren vom Finanzamt geplantem Beginn. Geprüft werden häufig die Einkommensteuer, die Umsatzsteuer und die Gewerbesteuer für drei Jahre. Also nicht erschrecken: Wurde ein Steuerpflichtiger bis dahin als Freiberufler behandelt, wird sein Status innerhalb einer Betriebsprüfung mit hoher Sicherheit überprüft.
Eine erfolgversprechende Strategie könnte nach folgendem Szenario verlaufen:
1. Aufbereitung der für die Prüfung relevanten Unterlagen
Die buchhalterischen Belege: Ausgangsrechnungen, Betriebsausgaben, Kontoauszüge des Geschäftskontos, Gewinnermittlung, Fahrtenbuch etc. werden für die Prüfung zusammen gestellt.
Achtung: Die Unterlagen sind vor Abgabe nochmals auf ihre Ordnungsmäßigkeit und erkennbare betriebliche Veranlassung zu prüfen. Ansonsten droht deren Aberkennung.
2. Aushändigung der Unterlagen an den Prüfer und erstes Gespräch
Die Prüfung kann beim Steuerpflichtigen vor Ort, beim Steuerberater oder im Finanzamt erfolgen. Der Prüfer erhält die Unterlagen elektronisch, auf CD und in ausgedruckter Form.
Empfehlung: Informatiker sind häufig in auswärtigen Projekten tätig und deshalb ist es möglich, die Prüfung beim Finanzamt durchzuführen. Wurden Geschäftsräume steuerlich geltend gemacht, wird der Prüfer einen Ortstermin vereinbaren, um die örtlichen Gegebenheiten zu besichtigen.
Trotzdem ist sinnvoll, die Prüfung nicht beim Steuerpflichtigen durchzuführen. Das bedeutet einige Tage Verdienstausfall und aufkommende Fragen werden sofort und direkt gestellt. Besser ist es, die Fragen sammeln zu lassen. Nach Rücksprache mit dem Steuerberater lässt es sich überlegter antworten.
Strategie: Falls ein Steuerberater vorhanden ist, sollte dieser mit dem Prüfer ein erstes Telefonat führen. Vielleicht gibt es seitens des Prüfers interessante Bemerkungen. Danach bringt der Steuerpflichtige die Unterlagen zum Finanzamt und kann gegebenenfalls erste Fragen beantworten. Ein erstes Gespräch hinterlässt einen positiven Eindruck – besser als sich hinter dem Steuerberater zu verstecken.
3. Durchführung der Prüfung und Bekanntgabe der Prüfungsfeststellungen
Normalerweise dauert die Betriebsprüfung, mit Unterbrechungen, ein bis zwei Wochen. Es ist sicher zu stellen, dass der Prüfer sich in dieser Zeit direkt an den Steuerberater wenden darf, um Fragen zu klären. Der Prüfzeitraum kann von drei Jahren auf weitere Jahre erweitert werden. Grund könnten eine unterstellte Gewerblichkeit sein, um dadurch die Nachzahlung der Gewerbesteuer zu erhöhen, oder auch festgestellte Abweichungen von der Ordnungsmäßigkeit.
Wichtig: Fragen des Prüfers sind eindeutig zu beantworten und gegebenenfalls mit Beweisen zu belegen. Durch die intensive erfolgreiche Abarbeitung der Prüfungsfeststellungen wird eine drohende Steuernachforderung begrenzt und vielleicht gelingt sogar eine Prüfung ohne verbleibende Feststellungen, also auch ohne eine Änderung der bisherigen Steuerbescheide.
4. Schlussbesprechung und Klärung offener Punkte
Andernfalls ist in einer abschließenden Besprechung, an der auch der Steuerberater und ein Rechtsanwalt teilnehmen können, zu versuchen, offen gebliebene Punkte zu bereinigen.
Klärungsbedarf bei unterstellter Gewerblichkeit: Werden die Kriterien für eine Freiberuflichkeit erfüllt: Ausbildung, Tätigkeit, ingenieurmäßiges Vorgehen? Welche Begriffe wurden dem Finanzamt mitgeteilt, bei der Anmeldung und später bei der Einkommensteuerklärung? Was stand in Rechnungen und Tätigkeitsnachweisen? Welche Inhalte gibt es in Verträgen und auf der Homepage?
Maßnahmen: Gutachterliche Testate sind sehr wirkungsvoll, weil die Beamten kaum in der Lage sind, die drei Informatikkriterien zu bewerten. Besorgen Sie sich einen fachkundigen Sachverständigen.
5. Betriebsprüfungsbericht und geänderte Bescheide
Nach erfolgter Schlussbesprechung gibt es gegebenenfalls geänderte Bescheide, gegen die sodann Einspruch eingelegt werden kann. Bei Ablehnung des Einspruches bleibt nur noch die Klage vor einem Finanzgericht und anschließend vor dem Bundesfinanzhof in München.
Empfehlung: Ziel muss sein, sich mit dem Finanzamt direkt zu einigen, sonst drohen Wartezeiten bis zur Gerichtsentscheidung von zwei bis vier Jahren – zusätzlich ist hier auch noch ein Richter zu überzeugen. Wichtig ist dabei sowohl eine fundierte Beweisführung als auch ein Sachverständigengutachten, welches zusätzlich erfolgversprechend sein kann.
6. Umgang mit dem Prüfer
Gehen Sie positiv und selbstbewusst mit Ihrem Prüfer um, denn Sie haben ja nichts zu verstecken – oder doch? Letzteres sollte Sie beunruhigen, denn die heutigen Prüfmechanismen sind immens. Die Prüfer verfügen, angefangen von ausgefeilter Software mit jedweden Vergleichszahlen bis hin zu der auch durch das Internet geschaffenen Transparenz, über umfangreiche Kontrollmöglichkeiten. Der gläserne Steuerbürger ist schon seit geraumer Zeit Wirklichkeit geworden.
Strategie: Eine optimal vorbereitete Betriebsprüfung, ein erstes Gespräch mit dem Prüfer und eine aktive Begleitung der Prüfung durch Sie und Ihren Steuerberater helfen, ein erfreuliches Prüfungsergebnis zu erzielen. Lassen Sie sich bei Bedarf früh genug von einem erfahren Coachen unterstützen.
Fazit
Wer seine Steuern korrekt erklärt und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhält, den wird eine Betriebsprüfung nicht erschrecken. Vielmehr ergibt sich durch diese die Chance, steuerlich unsichere Sachverhalte wie z. B. die Anerkennung der Freiberuflichkeit verbindlich zu klären. Eine spätere Aberkennung des Freiberuflerstatus ist, wenn keine Fehler in der Außendarstellung unterlaufen, so gut wie ausgeschlossen.
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