Täglich treffen Anforderungen und persönliche Arbeitsleistung ungebremst aufeinander. Nicht selten ergibt sich daraus ein Konflikt, welcher nicht nur persönlichen Druck ausübt sondern auch unzufriedene Kunden hervorruft. Wie man mit agilen Methoden unkompliziertes Selbstmanagement bewältigt und dabei auf Zeitmanagement im herkömmlichen Sinne verzichtet, wird in diesem Beitrag durchleuchtet.
Agile Methoden im Blick
Es gibt eine ganze Reihe von Planungsmethoden um Anforderungen, Aufgaben und Termine in den Griff zu bekommen. Agile Methoden gehen aber noch einen Schritt weiter. Sie ermöglichen neben der Organisation und Planungssicherheit noch den Aspekt der Transparenz und des Vertrauens in die tägliche Planung.
Stellen Sie sich vor, sie müssen sich nicht mehr zwischen zwei Aufgaben entscheiden – wobei eine davon bestimmt unbearbeitet liegen bleibt – sondern können sich auf einen kleinen Zeitraum mit definierten Tätigkeiten fokussieren, während sich die Prioritäten der nachfolgenden Aufgaben ungestört neu ordnen und Veränderungen nicht Ihren gesamten Plan umwerfen.
Klingt verlockend – und genauso einfach ist es auch.
Die ersten Schritte
Der Kern des agilen Selbstmanagement ist die Erkenntnis, dass eine Planung über einen längeren Zeitraum nicht nur ungenau sondern auch unsinnig ist. Daneben steht die Einsicht, dass Transparenz und Vertrauen Raum für Fehler gibt und Verständnis für Ihre Arbeit gewährleistet ist.
Das bedeutet nichts anderes, als dass Sie sich bei der Planung auf einen kleinen Zeitraum – zum Beispiel ein bis zwei Wochen, welche sich aneinanderreihend wiederholen – konzentrieren. Sie planen so detailliert wie möglich, welche Tätigkeiten Sie in diesen Zeiträumen erledigen können. Nebenbei führen Sie eine Liste mit Aufgaben, die noch zu planen sind und passen diese jeweils den aktuellen Gegebenheiten an. So können Umfang oder Priorität gerne angepasst werden, bis vollständig klar ist, was die Aufgabe umfasst. Ihr Kunde wird es Ihnen danken, wenn Sie sich vor der Umsetzung intensiv mit seiner Anforderung auseinandersetzen.
Erst wenn das Anliegen wichtig genug ist und ausreichend Informationen vorliegen um dieses zu bewältigen, wird dieses im nächsten Zyklus – auch „Sprint“ genannt – abgearbeitet. Der Sprint ist dabei wie ein geschützter Raum zu verstehen. Störungen sollen vermieden werden. Neue Aufgaben landen stets in der Liste der zu planenden Tätigkeiten, wo sie sich einen Rang erarbeiten müssen. So kommen unwichtige Aufgaben wirklich erst dann zum Zuge, wenn es notwendig ist.
Versuchen Sie nun die Planung so transparent wie möglich zu gestalten. Visualisieren Sie die Anforderungen und deren Status – und notieren Sie Probleme, welche Sie daran hindern die Aufgaben zu erledigen. Versuchen Sie alles geplante bis zum Ende des Zyklus abzuarbeiten und verständigen Sie sich mit Ihren Auftraggebern regelmässig und mit kurzen aber sinnvollen Informationen über Status und Inhalt.
Transparenz ist alles
Informieren Sie Ihren Auftraggeber über Ihre Methode der Aufgabenbewältigung, laden Sie ihn ein um gemeinsam die Liste der ToDo’s zu überarbeiten um möglichst alle Informationen beisammen zu haben, wenn die Arbeit beginnen kann. Zeigen Sie während der Tätigkeit auch Fehler und Probleme auf, welche eine Verzögerung zur Folge haben. So fördern Sie das Vertrauen und schaffen die Möglichkeit, dass die Probleme in Zukunft vermieden oder geschickt umschifft werden können. Mit jedem Sprint haben Sie neue Erkenntnisse gesammelt, welche es Ihnen in Zukunft ermöglichen Ihre Sprintplanung noch genauer zu gestalten.
Mit Transparenz schaffen Sie auch Verständnis für Ihren geschützten Arbeitsbereich. Sie schafft Verständnis dafür, dass Sie sich nicht mit halbfertigen und unüberlegten Anforderungen zufrieden geben, sondern Wert auf Planungssicherheit legen. Ebenso schaffen Sie die Möglichkeit, dass Änderungen an Aufgaben und Anforderungen willkommen sind (solange sie noch nicht im Sprint eingeplant sind) und Sie Änderungen und Anpassungen nicht direkt aus der Bahn werfen.
Mehr zum Thema Management – für Projekte und Menschen – ist online unter www.projektfrucht.de abrufbar.