Selbstständige und ihre Mitarbeiter lassen bei Beförderungen, Dienstjubiläen oder Geburtstagen gerne die Korken knallen. Die Kosten für Festivitäten im Kollegenkreis sind unter Umständen steuerlich absetzbar. Worauf es dabei ankommt.
Wichtige Ereignisse feiert man bisweilen nicht nur im Freundes-, sondern auch im Mitarbeiterkreis. So lassen viele Fach- und Führungskräfte Kollegen an ihrer Freude teilhaben und verbessern obendrein das Betriebsklima. Die neuere Rechtsprechung ermöglicht den Kostenabzug für private Feiern im Unternehmen. Gastgeber können die Aufwendungen möglicherweise als Werbungskosten geltend machen. Voraussetzung ist, dass Ausrichter bei Planung und Durchführung die steuerlichen Vorgaben im Blick haben.
Urteil widerspricht Finanzamt
Beförderung, Dienstjubiläum, Geburtstag: Gründe zum Feiern in der Firma gibt es viele. Doch ein geselliges Beisammensein im beruflichen Umfeld bedeutet noch längst nicht, dass das Finanzamt die Kosten als Werbungskosten akzeptiert. Bis vor kurzem noch vertrat der Fiskus die Ansicht, dass Festivitäten wie Jubiläums- oder Geburtstagsfeiern im Unternehmen grundsätzlich privater Natur sind. Zwei Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) räumen mit dieser Sichtweise auf. Im ersten BFH-Urteil vertreten die Richter die Ansicht, dass ein Dienstjubiläum immer ein berufsbezogenes Ereignis darstellt (Az. VI R 24/15). Damit sei eine Grundvoraussetzung für den Werbungskostenabzug gegeben. Das zweite BFH-Urteil geht noch einen Schritt weiter (Az. VI R 7/16). Auch die Feier von privaten Ereignissen wie etwa Geburtstagen kann ausnahmsweise steuerlich begünstigt sein. Entscheidend ist immer, ob eine Feier das Merkmal „beruflich veranlasst“ erfüllt. Doch der Nachweis ist oft nicht eindeutig zu erbringen. Die Rechtsprechung nimmt immer eine Gesamtbetrachtung der individuellen Umstände vor.
Ob das Finanzamt die Aufwendungen als Werbungskosten anerkennt, hängt von Details ab. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte an der beruflichen Veranlassung keine Zweifel aufkommen lassen. Wichtig ist zunächst, dass Gastgeber immer die Einwilligung des Arbeitgebers einholen und ihn in die Organisation der Veranstaltung einbeziehen. Dazu zählt etwa die Festlegung des Zeitraums, der zumindest teilweise in der regulären Arbeitszeit liegen sollte. Auch bei der Auswahl geeigneter Räumlichkeiten sollte der Chef beteiligt sein. Die Feierlichkeiten sollten nach Möglichkeit in den Geschäftsräumen stattfinden. Eine sinnvolle Alternative zu den Geschäftsräumen besteht ohnehin nicht. Richten Gastgeber ihre Feier in einem Lokal oder gar zu Hause aus, geht der Werbungskostenabzug schnell verloren. Das Finanzamt sieht darin ein Indiz, dass die Veranstaltung privat veranlasst ist.
Ausgaben beschränken
Von entscheidender Bedeutung ist der Teilnehmerkreis. Besonders kritisch sieht das Finanzamt hin, wenn Steuerzahler zusammen mit Arbeitskollegen, Freunden und Verwandten feiern. Sicherheitshalber sollten Gastgeber nur Firmenangehörige einladen. Doch Vorsicht: Finanzbeamte könnten den Verdacht hegen, dass der ein oder andere Kollege auch zum Freundeskreis gehört. Ausrichter einer Feier umgehen diese Stolperfalle, indem sie nicht individuell, sondern nach einem allgemeinen Kriterium einladen. In Frage kommen etwa Formulierung wie „die ganze Belegschaft“ oder „alle Kollegen der Vertriebsabteilung“.
Auch die Kosten nimmt das Finanzamt kritisch unter die Lupe. Gastgeber sollten darauf achten, dass sich die Aufwendungen im Rahmen vergleichbarer Betriebsfeiern bewegen. Die Ausgaben sollten pro Person 35 Euro nicht überschreiten. Besondere Vorsicht ist bei Feiern aus rein privaten Anlässen wie Geburtstagen oder Hochzeiten geboten. Neben der Firmenfeier sollte eine weitere Feier im privaten Umfeld stattfinden. So schaffen Steuerzahler ein starkes Indiz dafür, dass die Veranstaltung im Unternehmen beruflich veranlasst ist. Dabei sollte das Fest zu Hause möglichst aufwändiger sein, als die Veranstaltung in der Firma.
Eine beweissichere Dokumentation ist Pflicht. Gastgeber sollten immer Belege wie die schriftliche Zustimmung der Geschäftsleitung oder Einladungsschreiben aufbewahren, um Zweifeln des Finanzamtes begegnen zu können. Wichtig ist der Nachweis der Teilnehmer anhand einer sorgfältig geführten Gästeliste. Findet eine weitere Feier zu Hause statt, sollten Steuerzahler beide Veranstaltungen mit aussagekräftigen Fotos dokumentieren. Gastgeber sollten mit Abgabe der jährlichen Einkommensteuererklärung dem Finanzamt alle Informationen unaufgefordert vorlegen. So demonstrieren Steuerzahler größtmögliche Transparenz und entkräften Vorbehalte der Finanzbehörden.