Firmenwagenversteuerung: Wissenswertes rund um digitale Fahrtenbücher

Wer als Selbstständiger einen Firmenwagen besitzt und diesen auch für private Zwecke nutzt, dem entsteht ein Nutzungswert, der sogenannte geldwerte Vorteil. Daher müssen – sofern das Fahrzeug notwendiges Betriebsvermögen darstellt – die private Nutzung, aber auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte steuerlich angerechnet werden.

Für die Berechnung des geldwerten Vorteils gibt es mit dem Fahrtenbuch und der pauschalen 1%- Versteuerung zwei Möglichkeiten. Erstere kennen einige Dienstwagenfahrer aus eigener Erfahrung: Im Anschluss an jede getätigte Fahrt handschriftliche Angaben zu Datum, Uhrzeit, Kilometerstand, Anlass der Fahrt und ggf. Geschäftspartner einzutragen, ist für viele der blanke Horror. Zudem ist die Fahrtenbuchmethode alles andere als zuverlässig: So sind versäumte Eintragungen und Probleme mit der Finanzbehörde keine Seltenheit. So oder so sind handschriftliche Fahrtenbücher im Zeitalter der Digitalisierung längst nicht mehr zeitgemäß. Völlig zurecht scheint die Mehrheit der Dienstwagenfahrer auf die 1%-Methode zurückzugreifen, welche ohne viel Bürokratie einhergeht. Aber Vorsicht: Die Pauschalversteuerung ist vergleichsweise teuer. Was viele Dienstwagenfahrer nämlich nicht wissen: Ein Wechsel auf die Fahrtenbuchmethode würde in der Mehrheit der Fälle erhebliche Steuervorteile mit sich bringen.

Digitale Fahrtenbücher

In den vergangenen Jahren haben sich einige Anbieter dieser Problematik angenommen, um die Dienstwagenversteuerung effizienter zu machen – effizienter im Hinblick auf den zeitlichen, aber auch den finanziellen Aufwand. Die Rede ist von digitalen Fahrtenbüchern. Was zunächst unseriös klingen mag, stellt sich auf den zweiten Blick tatsächlich als große Erleichterung im Alltag heraus – vorausgesetzt, die rechtlichen Anforderungen an digitale Fahrtenbücher werden erfüllt. Diese Spielregeln sind eindeutig definiert: Fahrtenbücher sind gemäß BMF Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326, Az. IV C 6 – S 2177/07/10004, geändert durch BMF Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099 zeitnah, lückenlos und manipulationssicher zu führen. Binnen sieben Tagen muss der Nutzer die getätigten Fahrten kategorisieren – als Privat-, Geschäftsfahrt oder Arbeitsweg. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig, mit Ausnahme von Ergänzungen zu Geschäftspartner und Anlass der Fahrt während dieser sieben Tage. Wann immer nötig, sollte ein Fahrtenbuch exportiert werden können, um es an die Steuerkanzlei, die Buchhaltung oder das Finanzamt weiterzureichen.

Warum ein digitales Fahrtenbuch führen?

Der Nutzen der digitalen Dokumentation gegenüber dem handschriftlichen Pendant liegt auf der Hand: Eine digitale Lösung zeichnet zwangsläufig alle Fahrten inkl. Datum, Kilometerangaben sowie zurückgelegter Distanz auf und garantiert eine lückenlose und manipulationssichere Dokumentation. Wer die Fahrten hingegen analog dokumentiert weiß selbst, wie schnell das Eintragen einzelner Fahrten im Stress zwischen mehreren Terminen vergessen wird. Um den Steuerbehörden dennoch lückenlose Bücher liefern zu können, müssen die einzelnen Fahrten meist in lästiger Arbeit rekonstruiert werden.

Worauf ist bei digitalen Lösungen zu achten?

An erster Stelle stehen die rechtlichen Anforderungen an digitale Fahrtenbücher, aber auch in Sachen Handhabung und Zuverlässigkeit der Dokumentation gibt es Unterschiede: So funktionieren reine App-Lösungen nur sehr unzuverlässig, weshalb davon grundsätzlich abzuraten ist. Apps, deren Streckenaufzeichnung manuell gestartet werden muss, lösen das Phänomen der “Fahrtenbuchmündigkeit” nämlich nicht. Auch lässt sich dabei nur schwer beweisen, dass die Strecke, die das Smartphone zurückgelegt hat stets mit der des Firmenwagens übereinstimmt.
Daher gilt: Nur festverbaute Lösungen, die die Fahrten automatisch dokumentieren, können die Anerkennung durch das Finanzamt gewährleisten. Diese Anwendungen funktionieren in der Regel über ein Gerät, das im Fahrzeug installiert wird.
Das Smartphone muss nicht zwingend dabei sein, weil der im Fahrzeug befindliche Stecker die notwendigen Daten ganz von selbst aufzeichnet. Die dazugehörige Software dient schließlich der Erledigung des “Drumherums”: Kategorisierung der Fahrten, Ergänzung durch notwendige Angaben wie Anlass und ggf. Geschäftspartner oder Export des Fahrtenbuches zur Weiterreichung an das Finanzamt.

Gibt es eine Garantie für die Anerkennung des Fahrtenbuchs beim Finanzamt?

Da die Finanzämter die Anerkennung von Fahrtenbüchern grundsätzlich auf Einzelfallentscheidungen beruhen lassen, gibt es seitens der Finanzbehörden leider kein deutschlandweit gültiges Zertifikat, das eine Konformität mit den Vorgaben bescheinigt. Um Ärger endgültig vorzubeugen, sollte im Voraus geklärt werden, ob die zuständige Steuerbehörde die Fahrtenbuchführung mit der favorisierten Fahrtenbuch-Software akzeptiert.

Für wen lohnt sich die Fahrtenbuchmethode?

Einige Faustregeln helfen dabei, einen groben Eindruck zu bekommen, wann sich ein Fahrtenbuch lohnt:

• der Firmenwagen sollte selten privat genutzt werden
• die laufenden Kosten für Kraftstoff und Kfz-Steuer sind niedrig
• der Brutto-Listenneupreis des Fahrzeugs ist sehr hoch festgelegt
• das Auto ist schon älter oder wurde gebraucht gekauft

Wer unsicher ist, ob sich die Fahrtenbuchmethode gegenüber der 1%-Methode lohnen würde, kann mit Hilfe eines Firmenwagenrechners kostenlos und unverbindlich die individuelle Ersparnis ausrechnen.