Freiberufler und ihre Rechnungen

In unserem letzten Beitrag „Als Freiberufler Steuern sparen“ haben wir Ihnen einige der wichtigsten Tipps zu den Gestaltungsmöglichkeiten für ihre Einkommensteuer-Erklärung gegeben. Heute reichen wir wie angekündigt nach, welche Angaben auf Ihren Rechnungen stehen müssen, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Grundsätzliche Pflichtangaben

Folgende Rechnungsangaben sind als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug zwingend erforderlich:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers / Freiberuflers und des Leistungsempfängers
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung
• der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung
• das Nettoentgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (aufgeteilt nach Steuersätzen)
• der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist
• Hinweis auf eine im Voraus vereinbarte Entgeltsminderung
• Hinweis auf eine Steuerbefreiung
• das Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechungsaussteller einmalig vergeben wird.

Angaben für Rechnungen über Kleinbeträge bis 150 Euro brutto:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände, beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
• Hinweis „einschließlich 7 beziehungsweise 19 % Umsatzsteuer“ genügt
• Im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Besondere Hinweise zu Pflichtangaben

Adresse des Leistungsempfängers
Die Rechnung muss die vollständige Adresse des Leistungsempfängers enthalten, nicht nur die Adresse des Rechnungsempfängers (Ausnahmen sind zum Beispiel Zweigniederlassungen, Betriebsstätten).

Beispiel:
Der Konzern K AG (Musterstraße 1, 56789 Musterhausen) hat die selbständige Firma
S GmbH (Bergstraße 1, 12345 Berghausen) mit der Überprüfung der Eingangsrechnungen beauftragt. Rechnungen sind wie folgt zu stellen:

Postadresse:
Konzern K AG
c/o Firma S GmbH
Bergstraße 1
12345 Berghausen

Leistungsempfänger:
Konzern K AG
Musterstraße 1
56789 Musterhausen

Steuernummer/ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Im Fall einer Gutschrift ist die Steuernummer/ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.) des leistenden Unternehmers anzugeben – nicht die des die Gutschrift erteilenden Leistungsempfängers.

Eine Voraussetzung für die Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers. Auch für die Bestimmung des Leistungsortes bei innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen ist die USt-ID-Nr. erforderlich.

Grundsätzlich ist zu Beginn der Geschäftsbeziehung die qualifizierte Abfrage über das Bundeszentralamt für Steuern durchzuführen. Eine amtliche Bestätigungsmitteilung kann auch in Papierform angefordert werden. Unser Tipp: Als Nachweis aufbewahren. Die Überprüfung der USt-ID-Nr. ist inzwischen auch über das Internet möglich und daher vom leistenden Unternehmer einfach zu überprüfen.

Achtung Freiberufler: Verwendet Ihr Kunde Ihnen gegenüber eine falsche oder ungültige USt-ID-Nr., kann das Finanzamt die Steuerfreiheit versagen, da die Sorgfaltspflicht verletzt wurde.

Zutreffende Leistungsbeschreibung
Eine Beschreibung wie „technische Beratung im Jahr x“ ist nicht ausreichend. Ein Dritter, etwa das Finanzamt, muss aus der Rechnung erkennen können, was im Einzelnen genau geleistet beziehungsweise geliefert wurde. Geht dies eventuell auch aus weiteren Unterlagen wie einem Vertrag oder Lieferschein hervor, so ist es ausreichend, wenn in der Rechnung auf diese Dokumente verwiesen wird.

Eine Angabe von Geräteidentifikationsnummern ist nicht erforderlich.

Auch bei Anzahlungsrechnungen ist die genaue Angabe der Leistungsbeschreibung notwendig.
 
Leistungszeitpunkt
Die Angabe eines Leistungszeitpunktes ist auch erforderlich, wenn das Rechnungsdatum dem Leistungsdatum entspricht. Allerdings genügt die Angabe:
„ Leistungszeitpunkt entspricht Rechnungsdatum“ oder „ Die Leistung wurde im Monat x erbracht“
 
Im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen
Wenn zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung eine Bonusvereinbarung vorliegt, ist auf der Rechnung darauf hinzuweisen. Dies gilt auch, wenn eine vereinbarte Mindestabnahmemenge noch nicht erreicht wurde.
 

Vertrag als Rechnung

Alle erforderlichen Rechnungsangaben müssen sich entweder aus dem Vertrag (zum Beispiel Mietvertrag) oder teilweise aus dem Kontoauszug ergeben. Ist im Vertrag keine Aufschlüsselung des Brutto-/Nettobetrages sowie Steuersatz und -betrag ausgewiesen, so ist es ausreichend, wenn sich aus dem Kontoauszug der Zeitraum der Zahlung, Nettoentgelt, Steuersatz und -betrag ergeben. Kontoauszug und Vertrag müssen allerdings zusammen alle erforderlichen Rechnungsangaben enthalten.
 
Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn die Verträge eine einmalige Rechnungsnummer enthalten (zum Beipiel eine Objekt- oder Mieternummer).
 

Elektronische Übermittlung von Rechnungen

Bei einer elektronisch übermittelten Rechnung ist zu beachten, dass diese zugegangene Rechnung nur zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn die Übermittlung durch eine qualifizierte elektronische Signatur erfolgt ist.