Für Betriebsveranstaltungen gelten seit Anfang 2015 neue Steuervorschriften. Geben Unternehmen mehr Geld aus als erlaubt, fallen spürbar weniger Steuern an. Doch bringt das Gesetz auch Nachteile mit sich. Worauf Freiberufler jetzt achten sollten.
Ob Karnevalsfeier, Jubiläum oder Sommerfest: Betriebsfeiern sind ein wichtiges Instrument, um das Betriebsklima zu fördern. Oft fallen hierfür hohe Summen an, gerade wenn Veranstaltungen in stilvollem Ambiente stattfinden oder auch die Lebenspartner der Mitarbeiter teilnehmen. Mit dem so genannten „Zollkodex-Anpassungsgesetz“ haben sich jetzt die steuerlichen Rahmenbedingungen für Betriebsveranstaltungen geändert. Liegen die Kosten über dem Freibetrag von 110 Euro pro Person, erhebt der Fiskus deutlich weniger Steuern. Doch Vorsicht: Der steuerfreie Betrag ist aufgrund der neuen Regeln schneller ausgeschöpft als bisher, warnt die Niederrheinische Steuerberatungsgesellschaft WWS. Freiberufler sollten sich frühzeitig mit den neuen Vorgaben vertraut machen.
Freigrenze
Bisher galt für Betriebsveranstaltungen eine Freigrenze von 110 Euro. Diese Freigrenze wird ab dem 1. Januar 2015 in unveränderter Höhe in einen Freibetrag umgewandelt. Die Zuwendungen unterhalb dieses Freibetrages bleiben beim Arbeitnehmer weiterhin steuer- und beitragsfrei. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich und ist bei jeder Betriebsveranstaltung für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer zu prüfen. Jedoch erweitert das neue Gesetz darüber hinaus die steuerlich relevanten Kosten und hebelt damit zwei Urteile des Bundesfinanzhofs aus (BFH, Az. VI R 94/10; Az. VI R 7/11).
Die Folge: Zukünftig sind alle Kosten, die der Arbeitgeber im Rahmen einer Betriebsveranstaltung aufwendet, beim Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob die Zuwendungen den einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind, oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung handelt. Damit sind einem Arbeitnehmer neben den Kosten für Bewirtung, Speisen oder musikalische Darbietungen auch die Aufwendungen für Räumlichkeiten und Dekoration zuzurechnen. Erschwerend kommt hinzu, dass Arbeitnehmern zukünftig auch die anfallenden Kosten für eine Begleitperson als Zuwendungen angerechnet werden.
Vor- und Nachteile
Insgesamt ergeben sich durch die neue Gesetzesänderung Vor- und Nachteile. Im Vergleich zur früheren Freigrenzenregelung fallen künftig deutlich weniger Steuern an, da bei Überschreitung des Freibetrages in Höhe von 110 Euro Steuern nicht mehr auf den Gesamtbetrag fällig werden, sondern nur noch auf die Kosten über dem Freibetrag. Dessen ungeachtet wird der Freibetrag in Zukunft deutlich schneller überschritten, da Arbeitnehmern nun alle Kosten der Veranstaltung sowie die Kosten einer Begleitperson zugerechnet werden müssen.
Wie wird ermittelt, ob die Ausgaben innerhalb des Freibetrags liegen? Die Summe der Kosten wird gleichmäßig auf die Gäste aufgeteilt. Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die tatsächliche Teilnehmerzahl stark von den Anmeldungen abweicht. Dann können vergebliche Aufwendungen wie Speise- und Getränkepauschalen für Nichtanwesende aus der Summe herausgerechnet werden.
Da es sich bei einer Betriebsveranstaltung um eine beruflich veranlasste Veranstaltung handelt, ist eine Erstattung der Reisekosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung denkbar. Die Reisekosten bleiben steuerfrei.
Ungeachtet der Gesetzesänderung bleiben die steuerlichen Anforderungen an eine Betriebsveranstaltung bestehen. Für den Freibetrag sind nicht die Netto-Ausgaben, sondern grundsätzlich die Brutto-Beträge maßgeblich. Liegen die Kosten pro Teilnehmer über 110 Euro, wird der übersteigende Betrag steuer- und beitragspflichtig. Konsequenz: Der Arbeitgeber muss dann diese Kosten mit 25 Prozent pauschal der Lohnsteuer unterwerfen oder die Ausgaben als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen.
Gästeauswahl
Vorsicht ist grundsätzlich bei der Gästeauswahl für eine Betriebsfeier geboten. Die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offen stehen. Begrenzte Teilnehmerkreise erkennen die Finanzbehörden nur in Ausnahmefällen an. Möglich sind Feierlichkeiten für bestimmte Abteilungen oder Fachgruppen. Allerdings dürfen einzelne Mitarbeiter keinesfalls bevorteilt oder benachteiligt werden. Bei Betriebsfeiern mit freien Mitarbeitern oder Geschäftspartnern sieht das Finanzamt besonders genau hin. Ihre Bewirtung ist im Gegensatz zu Angestellten und ihrer persönlichen Begleitung nur eingeschränkt abzugsfähig. Daher sollte eine Teilnehmerliste erstellt werden, die den Status der Gäste aufschlüsselt und ihre Anwesenheit vermerkt. So können Freiberufler unbeschwert feiern und riskieren keine bösen Überraschungen mit den Finanzbehörden.