Steuern und Buchhaltung für Freiberufler

Spaß an Buchhaltung und Steuern – das dürfte bei Freiberuflern wohl allenfalls für die Gruppe der Steuerberater gelten. Die übrigen Angehörigen der freien Berufe wie z.B. im IT-Bereich, Ärzte, Journalisten, Musiker, Architekten oder Rechtsanwälte empfinden diese Verwaltungstätigkeit eher als lästige Pflicht. Unabhängig davon, ob man sich als Freiberufler nun selbst um die laufende Buchhaltung und notwendigen Steuererklärungen kümmert oder ob man dies einem Dienstleister wie dem Steuerberater überlässt, sollte man doch zumindest die wichtigsten gesetzlichen Regelungen und damit verbundenen Pflichten kennen.

Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Freiberufler unterliegen nicht der Gewerbesteuer und auch nicht vergleichsweise strengen Auflagen für Gewerbetreibende. Aus diesem Grund ist es regelmäßig von Vorteil, steuerrechtlich nicht als Gewerbetreibender sondern als Angehöriger der freien Berufe zu gelten. Während viele klassischen freiberuflichen Tätigkeiten wie Rechtsberatung, Steuerberatung, ärztliche Behandlung etc. in der Regel unproblematisch zuzuordnen sind, gibt es vor allem bei den neu entstandenen Berufen und Tätigkeiten in der Medienbranche Probleme mit der Abgrenzung. Programmierer, Werber etc. sollten daher grundsätzlich prüfen (lassen), ob sie als Freiberufler behandelt werden können. Genau hinsehen müssen Freiberufler, wenn sie sich mit anderen Personen in einer Gesellschaft (z.B. GbR) zusammenschließen. Ist nur einer der Gesellschafter gewerblich tätig, unterliegen alle Gesellschafter mit Ihren Tätigkeiten der Gewerbesteuerpflicht. Nicht verwechselt werden sollte der Freiberufler übrigens mit dem freien Mitarbeiter. Letztere sind als Selbständige oder Scheinselbständige für ein Unternehmen (Auftraggeber) tätig und können Freiberufler, Gewerbetreibender oder keins von beidem sein.

Steuerliche Pflichten von Freiberuflern

Das Finanzamt setzt die Steuern zunächst allein aufgrund der vom Freiberufler eingereichten Erklärungen fest. Auf Nachfrage sowie im Fall einer Betriebsprüfung müssen die entsprechenden Belege jedoch vorgelegt werden. Alle Freiberufler müssen – unabhängig von der Höhe des Umsatzes oder Gewinns – eine Steuererklärung für die Einkommensteuer abgeben.

Eine erhebliche Erleichterung bei der Bearbeitung der Zahlenkolonnen ist die Möglichkeit zur sogenannten Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Hierbei handelt es sich um eine vereinfachte Buchführung ohne Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Betriebsvermögensvergleich. Während gewerbetreibende Selbständige das Recht zur Einnahmenüberschussrechnung nur solange haben, wie ihr Gewinn 50.000 Euro oder ihr Umsatz 500.000 Euro nicht übersteigt, wird von Freiberuflern unabhängig von Gewinn und Umsatz stets nur die EÜR verlangt. Eine wichtige Grenze, die auch für Angehörige der freien Berufe gilt, ist der Betrag von 17.500 Euro. Bis zu dieser Umsatzhöhe kann die Einnahmenüberschussrechnung in beliebiger Form erfolgen; wer mehr einnimmt, ist verpflichtet, das amtliche EÜR-Formular zu benutzen. Neben den steuerlichen Pflichten im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss sollten grundsätzlich auch handelsrechtliche Pflichten geprüft werden, falls der Freiberufler im Handelsregister eingetragen ist.

Die 17.500 Euro sind auch die Grenze für den „Kleinunternehmer“ im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Liegen die Umsätze darüber, muss auf alle Rechnungen die gesetzliche Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) aufgeschlagen werden. Diese Umsatzsteuer muss dem Finanzamt gegenüber erklärt und abgeführt werden. Abziehen darf man dabei die Vorsteuer, also die Steuer, die man selbst bei den eigenen Betriebsausgaben gezahlt hat. Für Gründer gelten in der Anfangszeit umsatzsteuerrechtlich andere Spielregeln. Existenzgründer die am Anfang der Selbständigkeit Verluste machen, sollten darüber hinaus auch die Möglichkeit der Verrechnung mit anderen Einkünften oder ein steuerlicher Verlustvortrag bzw. Verlustrücktrag prüfen lassen.

Rechnungen und Kostenbelege

Die Rechnungen sollten das Herzstück der eigenen Buchführung sein. Da die Rechnungserstellung regelmäßig nicht von einer externen Buchhaltung übernommen wird, sondern beim Freiberufler selbst geschieht, muss im dortigen Büro entsprechende Kompetenz vorhanden sein. Ist der Kunde des Freiberuflers selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt, braucht er eine korrekte Rechnung, um den darin enthaltenen Umsatzsteuerbetrag vom Finanzamt zurückzuholen. Was zu einer formell richtigen Rechnung gehört, hängt insbesondere von der Höhe der Rechnung ab. Für Kleinstbetragsrechnungen bis 150 Euro (brutto) gelten etwas geringere Anforderungen an die enthaltenen Mindestangaben.

Der Rechnungsversand sollte schriftlich erfolgen. Zwar sind Rechnungen per Email grundsätzlich möglich, jedoch an einige Voraussetzungen geknüpft und mit Unsicherheiten behaftet. Ob bei einer Rechnung ins Ausland die Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen wird, hängt u.a. vom Staat des Rechnungsempfängers, der Person des Rechnungsempfängers und der Art der Leistung ab. Hier sollte ein Steuerberater um verbindliche Auskunft ersucht werden.

Architekten und andere Freiberufler, die gegenüber Privatleuten Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken erbringen, müssen diese in der Rechnung selbst darauf hinweisen, dass die Rechnung zwei Jahre – beginnend am Ende des Jahres der Rechnungsstellung – aufzubewahren ist.

Das Gegenstück der eigenen Rechnungen sind die Kostenbelege. Gerade Freiberufler sollten ein Bewusstsein dafür entwickeln, welche Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden können. Nur so ist sichergestellt, dass die entsprechenden Belege auch korrekt in die Buchhaltung gelangen. Steuerrechtliche Dauerbrenner gerade für Freiberufler sind dabei die Themen „Arbeitszimmer“ und „KFZ-Kosten“. Hier bleibt nichts anderes übrig, als die jeweils aktuelle Rechtsprechung der Finanzgerichte und die Praxis der Finanzbehörden zu beachten.

Fazit

Freiberufler genießen gegenüber Gewerbetreibenden einige Privilegien. Dennoch müssen auch sie eine Reihe von Vorschriften im Zusammenhang mit der Buchführung und steuerlichen Erklärungen beachten. Auch wer diese Aufgaben nicht selbst erledigt, sollte informiert sein und die Ergebnisse der Buchführung für die kaufmännische Auswertung und Beurteilung der eigenen selbständigen Tätigkeit nutzen.