Oft bereiten Betriebsveranstaltungen schon im Vorfeld Kopfschmerzen. Die Mitarbeiter sollen sich wohl fühlen. Das Ziel sollte interessant sein, keiner darf dabei überfordert werden und zum Schluss soll es ein runder Tag sein. Dies ist schon Herausforderung genug. Spätestens nach der Betriebsveranstaltung stellt sich jedoch die Frage, wie die Kosten hierfür steuerlich optimal behandelt werden können.
Freibetrag
Seit 2015 gilt für Betriebsveranstaltungen ein Freibetrag von 110 €. Typische Betriebsveranstaltungen sind Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Feiern des Geschäftsjubiläums, Feiern für die Arbeitnehmer mit rundem Jubiläum und Rentnertreffen.
Eine Betriebsveranstaltung liegt jedoch nur dann vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend (mehr als 50%) aus Betriebsangehörigen und deren Begleitpersonen zusammensetzt. Die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen muss allen offen stehen. Keine Betriebsveranstaltung in diesem Sinne ist es, wenn beispielsweise nur die 10 erfolgreichsten Ingenieure eingeladen werden.
Der Freibetrag von 110 € gilt für zwei Veranstaltungen jährlich. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber für Essen und Getränke, Bühnenauftritte und Übernachtungskosten maximal 110 € steuerfrei ausgeben können. Unter die 110 € Grenze fallen jedoch auch Kosten für den äußeren Rahmen, zum Beispiel Deko oder Eventmanager, Einhaltung der Sicherheitsvorschriften durch anwesende Sanitäter, Saalmiete sowie Übernahme von Beförderungskosten.
Wann fällt Lohnsteuer an?
Für die übersteigenden Kosten fällt pauschalierte Lohnsteuer an, in der Sozialversicherung bleibt dieser Betrag beitragsfrei. Dennoch gilt es bei dieser Freigrenze von 110 € einiges zu beachten:
- Die Kosten müssen auf die anwesenden Teilnehmer umgelegt werden. Sie können nicht auf die angemeldeten Teilnehmer verteilt werden.
- Anfallende Reisekosten wie Übernachtungs- oder Fahrtkosten können separat steuerfrei erstattet werden, wenn der Arbeitnehmer die Anreise selbst organisiert.
- Überreicht der Arbeitgeber Geschenke anlässlich dieser Betriebsveranstaltung, so können diese steuerfrei in die 110 € Grenze einbezogen werden, wenn ein konkreter Zusammenhang zwischen Geschenk und Betriebsveranstaltung besteht.
Eintrittskarten für Theater und Sportstätten sind nur dann begünstigt, wenn der Besuch dort lediglich ein Teil einer Betriebsveranstaltung ist.
Ein Beispiel
Bei der Prüfung der 110 € Grenze ist auch die Umsatzsteuer zu berücksichtigen.
Beispiel: Ein Arbeitgeber veranstaltet für seine 30 Arbeitnehmer eine Weihnachtsfeier in einem Lokal. Die Rechnung beträgt inklusive Umsatzsteuer 3748,50 € (netto 3150 €). Der steuerpflichtig Teil errechnet sich wie folgt: 3748,50 € geteilt durch 30 = 124,95 €. Davon sind 110 € steuerfrei, die Differenz von 14,95 € pro Mitarbeiter kann mit 25% pauschaliert werden, in diesem Fall ist der Betrag beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Grundsätzlich gilt, dass die Neuregelung mit einer Freibetragsregelung für die Unternehmen preiswerter geworden ist. Keiner möchte schließlich feiern und im Anschluss daran seine Mitarbeiter zur Kasse bitten.