Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die Steuervorschriften für Firmenwagen mit einem zwölfseitigen Erlass erheblich verschärft (BMF-Schreiben vom 18. November 2009, Aktenzeichen: IV C 6 – S 2177/07/10004). Die neuen Regeln für Geschäftswagen betreffen alle Selbstständigen, also Einzelunternehmer, Freiberufler, Landwirte sowie Gesellschafter einer KG, OHG oder GbR.
Die neuen Regeln gelten nicht für Arbeitnehmer, die einen Dienstwagen laut Arbeitsvertrag auch privat nutzen dürfen und den damit verbundenen geldwerten Vorteil versteuern. GmbH-Geschäftsführer zählen steuerrechtlich zu den Arbeitnehmern und sind deshalb ebenfalls nicht betroffen.
Das Schreiben enthält zwei völlig neue Regelungen. Außerdem hat das BMF einige andere Punkte konkreter gefasst: Wo bisher die Sachbearbeiter der Finanzämter frei entscheiden durften, gibt es jetzt bindende Anweisungen.
Die Neuerungen ab 2010 bei Firmenwagen
1. Gehören mehrere Fahrzeuge zum Betriebsvermögen eines Einzelunternehmers, dann muss er den Nutzwert für jedes Fahrzeug nach der Ein-Prozent-Methode versteuern. Bislang wurde nur das Fahrzeug mit dem höchsten Listenpreis besteuert (so genannte „Junggesellenregelung“).
Steuerlich erleichtert sind nur die Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstelle sowie Familienheimfahrten. Hier gilt die widerlegbare Vermutung, dass der Unternehmer den Firmenwagen mit dem höchsten Listenpreis nutzt.
Hinweis: Wie sich die Ein-Prozent- und die Fahrtenbuch-Methode auf einen privat genutzten Firmenwagen auswirken, zeigt eine Beispielrechnung des Steuer-Schutzbriefs.
2. Nutzt ein Selbstständiger seinen Firmenwagen auch für andere Einkunftsarten, dann muss er jeden zu diesem Zweck gefahrenen Kilometer pauschal mit 0,001 Prozent des Listenpreises versteuern. Im Gegenzug darf er diese Pauschale bei der anderen Einkunftsart als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend machen. Macht er bei der anderen Einkunftsart keine Kosten steuermindernd geltend, verzichtet der Fiskus zwecks Vereinfachung auf die zusätzliche Besteuerung. Beispiele für eine solche außerbetriebliche Nutzung sind Fahrten für die private Vermietung und Verpachtung von Immobilien.
Die Konkretisierungen ab 2010 bei Firmenwagen:
1. Das neue BMF-Schreiben stellt nochmals klar: Selbstständige dürfen ihre privaten Fahrten nur dann nach der Ein-Prozent-Regelung versteuern und sämtliche Kfz-Kosten als Betriebsausgaben absetzen, wenn der Firmenwagen zum notwendigen Betriebsvermögen gehört. Sie müssen ihn also zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen.
Wer weniger betrieblich fährt, muss ein lückenloses Fahrtenbuch führen und kann die Betriebskosten seines Geschäftswagens nur noch anteilig für die betriebliche Nutzung steuermindernd absetzen. Im Gegenzug wird der festgelegte Privatanteil ebenfalls anteilig versteuert.
Das BMF-Schreiben macht zudem eindeutig klar, dass die 50-Prozent-Grenze (überwiegend betriebliche Nutzung) auch für gemietete oder geleaste Fahrzeuge gilt. Damit versucht das BMF, die gegenteilige Rechtsprechung einiger Finanzgerichte zu unterlaufen. Es bleibt abzuwarten, ob eine Revision vor dem Bundesfinanzhof (BFH) dieses Vorhaben beendet. Betroffene sollten sich sicherheitshalber mit einem Einspruch gegen ihren Steuerbescheid auf dieses laufende Verfahren berufen.
Um die überwiegend betriebliche Nutzung nachzuweisen, müssen Selbstständige nicht unbedingt ein Fahrtenbuch führen. Die Finanzverwaltung erlaubt eine Reihe einfacherer Mittel:
- Bei einigen Berufsgruppen wie Handelsvertretern oder Taxiunternehmern, die üblicherweise viel reisen, wird die überwiegend betriebliche Nutzung stets angenommen.
- Außerdem reicht es aus, wenn die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle über das Jahr gerechnet mehr als 50 Prozent ausmachen. Für diese Grenze werden alle betrieblichen Fahrten am Tag gezählt. Dazu gehört auch, wenn der Selbstständige zum Essen nach Hause fährt oder aus anderen Gründen pendelt.
- Trifft keine dieser Besonderheiten zu, können Selbstständige ihre Einträge in Terminkalendern, ihre Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten führen.
- Ist der betriebliche Nutzungsanteil erst einmal nachgewiesen und ändert sich der Anteil nicht mehr wesentlich, dann gilt der Nachweis auch für die Folgejahre, bis zum Verkauf des Pkw.
Wer als Selbstständiger die 50-Prozent-Schwelle für die betriebliche Nutzung nicht erreicht, muss ein lückenloses Fahrtenbuch führen und kann nur die Kosten für den betrieblichen Nutzungsanteil (laut Fahrtenbuch) als Betriebsausgaben absetzen. Das Finanzamt erstattet auch die in den Kosten enthaltene Vorsteuer nur anteilig.
2. Der Unternehmer wählt erst mit Abgabe seiner Steuererklärung zwischen der Ein-Prozent-Methode und der Fahrtenbuchmethode. Er kann seine Wahl so lange ausüben oder ändern, bis die Steuerfestsetzung bestandskräftig ist, also bis zu vier Wochen nach Erhalt des Steuerbescheids. Die Wahl muss für jedes einzelne Fahrzeug ein Wirtschaftsjahr lang einheitlich sein.
3. Wenn ein Fahrer seinen Geschäftswagen nicht für Privatfahrten nutzt, muss er dies nachvollziehbar belegen, um die Besteuerung zu vermeiden. Beispiel für einen solchen Nachweis ist ein lückenloses Fahrtenbuch. Es reicht nicht aus, bloß zu behaupten, er fahre privat ausschließlich mit anderen Fahrzeugen.
4. Die Pauschalbesteuerung entfällt, wenn der Selbstständige glaubhaft machen kann, dass bestimmte betriebliche Fahrzeuge für private Fahrten ungeeignet sind oder dass er sie ausschließlich eigenen Arbeitnehmern zur Nutzung überlassen hat.
5. Ein Selbstständiger muss die Ein-Prozent-Methode selbst dann für einen ganzen Monat anwenden, wenn er das Fahrzeug nur gelegentlich zu Privatfahrten oder für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte nutzt. Ausnahme: Er war im Urlaub, beruflich im Ausland oder lag im Krankenhaus etc. und konnte den Wagen nachweislich für einen vollen Kalendermonat nicht fahren.
6. Wer den Firmenwagen wechselt, muss im Monat des Wechsels den Listenpreis des überwiegend genutzten Wagens nach der Ein-Prozent-Methode versteuern.
7. Wenn Unternehmer und seine Arbeitnehmer einen Firmenwagen gemeinsam nutzen, müssen sie den pauschalen Nutzungswert für Privatfahrten auf die Zahl der Nutzungsberechtigten aufteilen.
8. Ein elektronisches Fahrtenbuch wird anerkannt, wenn sich daraus dieselben Informationen ergeben wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch. Nachträgliche Änderungen der Aufzeichnungen müssen technisch ausgeschlossen sein oder zumindest nachgehalten werden.
9. Zu den Gesamtkosten für das Firmenfahrzeug gehören nicht die Sonderabschreibungen. Außergewöhnliche Kraftfahrzeugkosten, zum Beispiel Unfallkosten oder Maut auf der Urlaubsreise, müssen der beruflichen oder privaten Nutzung vorab zugerechnet werden. Die verbleibenden Kosten werden dann anhand des Fahrtenbuchs anteilig der jeweiligen Nutzung zugeordnet.
Über den Autor:
Lutz Schumann ist Chefredakteur und Herausgeber der Internetplattform www.steuer-schutzbrief.de mit verständlichen Steuertipps für Selbstständige, Immobilienbesitzer, Kapitalanleger, die Familie, Rentner und Angestellte. Er hat sich außerdem als Fachautor zahlreicher Bücher, Newsletter, Loseblattwerke und Software rund um das Thema Steuern einen Namen gemacht.