Elektronische Rechnungen werden in der breiten Wirtschaft zur Selbstverständlichkeit. Neben dem Rechnungsaussteller müssen auch die Rechnungsempfänger strenge Regeln einhalten. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet.
Immer mehr kleine und mittlere Firmen empfangen Rechnungen auf elektronischem Wege. Während Rechnungsaussteller vor Start des sogenannten „E-Invoicing“ eingehende Vorbereitungen treffen müssen, flattern digitale Abrechnungen Empfängern zum Teil unvermittelt ins Haus. Der Empfang elektronischer Abrechnungsdokumente birgt einige steuerliche Fallstricke. Unternehmen sollten jetzt die Handhabung digitaler Rechnungen überprüfen und Fehlerquellen systematisch beseitigen. Ansonsten drohen hohe Steuernachzahlungen oder Bußgelder.
Empfänger elektronischer Rechnungen sollten die steuerlichen Pflichten keinesfalls unterschätzen. Grundsätzlich müssen digitale Rechnungen die gleichen formalen Rechnungskriterien erfüllen wie Papierrechnungen. Leicht werden bei der Belegprüfung am Bildschirm Fehler übersehen. Daher sollten Unternehmen den für die Rechnungsprüfung verantwortlichen Mitarbeitern Checklisten an die Hand geben, mit denen sie die formale und inhaltliche Richtigkeit lückenlos prüfen können. Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Dies kann eine elektronische Signatur oder die Übermittlung per Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren automatisch gewährleisten. Andernfalls müssen Unternehmen dies mit firmenindividuellen Kontrollverfahren prüfen.
Neben der Rechnungskontrolle erfordert auch die Archivierung digitaler Rechnungen erhöhte Aufmerksamkeit. Der Ausdruck eines digitalen Dokuments auf Papier und die anschließende Belegablage reichen aus Sicht der Finanzverwaltung für Archivierungszwecke nicht aus. Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde. Die Folge: Unternehmen müssen auch die Softwareprogramme zur Anzeige und Auswertung der Dateien während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren vorhalten. Andernfalls kann es spätestens bei einer Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen kommen.
Viele Rechnungssteller versenden Abrechnungen per E-Mail. Bisweilen enthält auch die E-Mail steuerrelevante Daten wie etwa einen Hinweis auf Skonto. Dann müssen Rechnungsempfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen aufbewahren. Verstöße gegen die Aufbewahrungsvorschriften gelten als Ordnungswidrigkeit. Bei nachlässiger Handhabung ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Zudem können die Finanzbehörden Geldbußen von bis zu 5.000 Euro verhängen.
Auch für die Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen machen die Finanzbehörden strenge Vorgaben. Das Anbringen von Informationen wie Buchungsvermerken, Indexierungen oder Barcodes darf keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Originalzustands haben. Unternehmen müssen alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge protokollieren und zusammen mit dem digitalen Dokument abspeichern. Nur so ist die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originals und seiner Ergänzungen gewährleistet.
Unternehmen müssen elektronische Rechnungen nicht zwangsläufig dulden. Der Rechnungsaussteller muss vorab das Einverständnis des Empfängers einholen. Doch Vorsicht: Eine Zustimmung kann auch durch die Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgen, die den Versand digitaler Rechnungen einschließt. So lange die Einhaltung aller steuerlichen Vorgaben nicht gewährleistet ist, sollten Unternehmen sicherheitshalber auf Papierrechnungen bestehen.
Fazit
Richtig eingesetzt bieten digitale Rechnungen Vorteile für alle Beteiligten. Rechnungsteller sparen Kosten für Papier, Druck und Porto und beschleunigen die Zustellung, was sich positiv auf die Liquidität auswirkt. Rechnungsempfänger müssen eingehende digitale Rechnungen nicht einscannen und können Belege räumlich und zeitlich unabhängig zur weiteren Bearbeitung zugänglich machen. Unternehmen ohne elektronischen Rechnungsaustausch sollten jetzt prüfen, wann es sinnvoll ist, das Thema E-Invoicing systematisch anzugehen. Firmen sollten frühzeitig mit ihrem steuerlichen Berater klären, welche Verfahrensweisen sinnvoll und praktikabel sind.
