Zu priorisieren bedeutet im Zeitmanagement, die anstehenden Aufgaben nach Dringlichkeit und / oder Wichtigkeit zu bewerten. Aus der Priorität folgt dann, was ich als erstes bearbeite und was bei Überlast heute unerledigt bleibt. Und vielleicht auch morgen, denn da gelten dieselben Prioritäten… Priorisieren kann auch bedeuten, dass ich Projekte oder Aufgaben ablehne und gar nie bearbeite. Das muss aber eine bewusste Entscheidung sein und nicht das Ergebnis von jahrelangem Aufschieben.
Alles ist irgendwie wichtig
Das Priorisieren schafft die Voraussetzung dafür, dass ich abends trotz begrenzten Zeitbudgets mit meinen Ergebnissen zufrieden bin. Ich habe zwar nicht alles erledigt, was auf meinen Listen steht, aber doch das Wichtigste. Besser ging es eben nicht. In Zeiten von Überlast schaffe ich nur dadurch die Abgabetermine, dass ich die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit bearbeite.
Trotzdem priorisiere ich ungern. Priorisieren bedeutet nämlich auch, dass Projekte, auf die ich Lust gehabt hätte, liegen bleiben müssen, oft nicht nur einen Tag, sondern Wochen oder Monate, weil ständig irgendetwas anderes dringender ist. Dabei steht auf meinen Aufgabenlisten nur wenig, das ich unwichtig finde. Alles erfüllt irgendeinen Zweck. Darum kenne ich Prokrastination kaum. Prokrastination bedeutet ja, dass man wichtige Aufgaben liegen lässt und stattdessen unwichtige bearbeitet, obwohl man das selbst anders geplant hatte.
Schmerz entsteht, wenn die Prioritäten, die mein Verstand vergibt, nicht ganz denen meines Herzens entsprechen. Ist man angestellt oder Vollzeit an einen Kunden vermietet, dann arbeitet man von 8 bis 17 Uhr nach fremdgesteuerten Prioritäten. Man soll so entscheiden wie der Kunde oder Vorgesetzte es tun würde.
Wann geht es ohne Priorisierung?
Im Prinzip könnte es einen Arbeitstag ohne Priorisierung geben, nämlich dann, wenn weniger zu tun wäre als während der Arbeitszeit zu schaffen ist. Das ist aber selten. Im Hintergrund lungern immer noch unerledigte, weniger dringende Aufgaben für genau solche Tage. Wobei diese genau darum herumliegen, weil vorher schon Überlast herrschte und sie immer wieder wegpriorisiert wurden.
Ohne Priorisierung könnte ich meine Aufgaben in einer Reihenfolge entsprechend Lust und Laune bearbeiten. Laut Warteschlangentheorie wäre das bei einer Auslastung von 80 % tatsächlich möglich. Dann hätte ich aber auch Leerlauf. Lassen wir eine solch niedrige Auslastung überhaupt jemals aufkommen? Oder ziehen wir uns schon wieder neue Projekte an Land, sobald wir in Gefahr geraten, sogar die unbezahlten Projekte aufzuarbeiten?
In Zeiten von Fachkräftemangel ist für einen Experten eine 80%-Auslastung kaum ein mögliches Szenario. Es gibt nicht nur viel Arbeit, die gemacht werden muss, sondern auch so vieles, was man tun möchte, zum Beispiel sich für die Rettung der Welt oder des Software Engineering zu engagieren. Und dann erhält man ständig spannende Anfragen, die man leider ablehnen muss. Die Welt strotzt von verführerisch interessanten Möglichkeiten!
Tipps zur Priorisierung
Es gibt einiges, das Sie tun können, um den Schmerz zu lindern, den die Priorisierung verursacht:
- Mein Tipp Nummer eins waren schon immer Überstunden. Während der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit hat mein Arbeitgeber oder Auftraggeber ein Recht darauf, dass ich nach seinen Prioritäten tanze. In den Überstunden definiere ich meine Prioritäten selbst.
- Reißverschlussverfahren: Schon während des Studiums habe ich das so praktiziert, um mich zu Höchstleistungen zu motivieren. Sie priorisieren abwechselnd nach Pflicht und nach Lust. Das heißt, zuerst bearbeiten Sie eine Aufgabe, die rein rational betrachtet gerade am dringendsten ist. Anschließend gönnen Sie sich eine Aufgabe, die Sie selbst am liebsten erledigen möchten. Danach wieder zurück zur Pflicht. Und so weiter. So bekommt der Arbeitstag einen angenehmen Rhythmus, und alle Arten von Tätigkeiten kommen voran.
- Zeiten „freihalten“: Sie definieren den Freitagnachmittag als Freiraum oder die Zeit zwischen 7 und 9 oder die Zugfahrten. In diesen Freiraumzeiten bearbeiten Sie keine Pflichtaufgaben, sondern Sie kümmern sich um all das, was sonst liegen bleibt. Da wird dann beispielsweise am neusten Buch geschrieben. Bei unregelmäßigem Tagesablauf können Sie sich auch ein Zeitbudget von beispielsweise fünf oder zehn Stunden pro Woche bewilligen, in dem Sie nach Lust und Laune arbeiten. Oder diese Zeit gleich für ein bestimmtes Liebhaberprojekt reservieren. Am Ende der Woche wird geprüft, ob Sie das Budget ausgeschöpft haben und falls nicht, warum nicht.
Das läuft letztlich alles aufs Gleiche heraus: Zu bestimmten Zeiten wird nach unterschiedlichen Kriterien priorisiert. So kommt dann jede Aufgabe zeitnah zur Realisierung. Je nach Auslastung bzw. Überlast kann es etwas dauern, aber nichts bleibt auf Jahre liegen. Probieren Sie es aus!
So, und ich wende mich jetzt auch wieder der Pflicht zu… Es gibt unzählige Hausarbeiten zu korrigieren und den Kurs für nächste Woche vorzubereiten. Das hier war der Spaß, den ich mir morgens vor der Arbeit noch gegönnt habe, während ich meinen Tee trinke.