Tipps und Tricks für Freelancer

Hier gibt es viele Tipps für das Leben als Freiberufler. Unsere Ratschläge sind in die 5 wichtigsten Themenbereiche des Freelancings unterteilt:

• Arbeit finden
• Preisgestaltung und Verhandlung
• Kundenmanagement
• Zeitmanagement
• Verwaltung und Finanzen

‍Arbeit finden

1. Sei über Projekte informiert

Lass dich automatisch von Google benachrichtigen, wenn Projekte in deiner Nähe beginnen. Hierzu eignet sich Google Alert.

2. Nutze das Netzwerk deiner Freunde

Du hast Freunde und kannst auf deren Netzwerk zurückgreifen? Perfekt! Teile ihnen mit, dass du als Freelancer tätig bist und offen bist für neue Aufträge.

3. Netzwerk ausbauen

Neben dem Freundeskreis solltest du auch dein eigenes Netzwerk ausbauen. Auf verschiedenen Community Events kannst du weitere Freelancer kennenlernen und dich austauschen.

4. Digitale Präsenzsteigerung

Verwende einen kostenlosen bit.ly-Link um deinen Twitteraccount und deine Webseite mit deinem LinkedIn-Profil zu verbinden. So kannst du nachvollziehen, von welcher Plattform aus du am häufigsten gefunden wirst und deine Werbebemühungen dahingehend anpassen. Deine digitale Präsenz ist von äußerster Wichtigkeit und muss auf dem Laufenden gehalten werden.

5. Lass dich bewerten

Verwende das LinkedIn-Empfehlungstool, um zukünftige und aktuelle Kunden zu bewerten oder fordere Bewertungen für deine Arbeiten per E-Mail an.

6. Werde Experte für innovative Tools

Wenn du die aktuellsten Tools beherrscht, kannst du dich besser vermarkten und hast höhere Chancen auf dem Arbeitsmarkt.

7. Erstelle Berichte basierend auf deinem Fachwissen

Schreibe Beiträge für Foren und deine eigene Webseite, die deine Arbeit repräsentieren. Verwende Statistiken, Bewertungen und Budgetberichte, um deine Arbeit im besten Licht da stehen zu lassen.

8. Überprüfe deinen Ruf im Netz

Überprüfe regelmäßig bei Google, was unter deinem Namen im Internet angezeigt wird. Durchsuche Webseiten und Google-Fotos, um sicherzustellen, dass nichts Unprofessionelles darunter zu finden ist.

9. Finde dein Spezialgebiet

Mache eine bestimmte Fähigkeit, Technologie oder Branche zu deinem Spezialgebiet und konzentriere dein Marketing und deine Webpräsenz darauf.

10. Lasse dich in Verzeichnisse eintragen

Nutze kostenlose Eintragungen in Freelancer-Listen und Marktplatz-Webseiten und halte deine Informationen auf dem neuesten Stand.

11. Tritt einem Co-working Space bei

Der Beitritt in einem Co-Working-Space kann dir die Arbeit erleichtern, dich Motivieren und dich mit produktiven Menschen in deiner Umgebung zusammenbringen.

12. Kreiere ein Portfolio

Viele Webseiten bieten dir die Möglichkeit deine besten Projekte öffentlich präsentieren, damit sich potenzielle Kunden einen Eindruck von deiner Arbeit verschaffen können.

13. Biete eine 30-minütige telefonische Beratung an

Bei der kostenlosen Beratungszeit kannst du deinem potenziellen Kunden eine grundlegende Strategie für das Projekt vorschlagen und damit Neugier auf ein hochwertiges Endresultat wecken.

14. Arbeite mit Menschen zusammen, die deine Fähigkeiten ergänzen

Schließe dich mit anderen Dienstleister zusammen, um von deren Fähigkeiten zu profitieren. Entscheidend ist, dass du am Ende eine gelungene Arbeit beim Kunden einreichst und dabei die Kontrolle über dein Projekt behältst.

15. Erstelle einen monatlichen Newsletter

Ein Newsletter hilft beim Aufbau einer E-Mail-Abonnentenbasis, sowie bei der  Pflege von Geschäftskontakten.

16. Registriere dich für freiberufliche Gig-Newsletter

Damit du regelmäßig neue Jobangebote bekommst, musst du Newsletter von Freelancer-Portalen abonnieren.

17. Sende Neujahrs- / Geburtstagswünsche an deine Kunden

Dies ist eine einfache und günstige Möglichkeit den persönlichen Kundenkontakt zu pflegen und sich von der Konkurrenz abzuheben.

18. Teile deine Meinung zu bekannten Produkten mit

Beispiele hierfür sind die Neugestaltung der Logos bestehender Unternehmen und die Erläuterung einiger Theorien, die hinter der abgeschlossenen Arbeit anderer stehen.

19. Google SEO

Organische Besucher ersparen dir laufende Marketingkosten. Versuche deine Google Platzierung durch eine On- und Off Page Optimierung zu verbessern.

Preisgestaltung & Verhandlung

20. Sag immer „wir“

Dieses Wort hat eine Psychologie und schafft ein Teamgefühl zwischen dir und dem Kunden und vermittelt echtes Interesse.

21. Nenne dich Berater

Begriffe wie „Freelancer“ klingen für manche Kunden unprofessionell. Nach außen solltest du dich selbst als angesehener Berater in der Kundenkommunikation darstellen.

22. Verkauf dich nicht unter Wert

Akzeptiere niemals eine niedrige Bezahlung in der Hoffnung, dadurch weitere Aufträge vom selben Kunden zu bekommen. Fordere vom ersten Projekt an den Lohn, den du für deine Arbeit verdienst.

23. Nutze Werbegeschenke, Flyer oder Broschüren

Das Überreichen einer kostenlosen Broschüre kostet dich wenig und kann das Geschäft ankurbeln.

24. Lerne „nein“ zu sagen

Nimm keine Angebote an, die dich nicht an dein persönliches Ziel bringen (zu wenig Geld, fehlende Fähigkeiten oder Erfahrung).

25. Höre mehr zu als du redest

Zwar sollte ein Kunde deine Meinung kennen, jedoch kannst du mit aktivem Zuhören noch viel mehr punkten und musst später weniger Fragen stellen.

26.Stelle wiederkehrende Kosten in Rechnung

Deine Rechnungen sollten beispielsweise wiederkehrende Webhosting-Dienste als Wartungsgebühr berücksichtigen

27. Plane deine Arbeit mit Teilzielen

Teile deine Projekte immer in überschaubare Teilziele auf und teile dem Kunden mit, wenn du ein Ziel erreicht hast.

28. Setze eine Frist für deine Angebote

Mit einer Ablauffrist verhinderst du, dass deine Angebote auf unbestimmte Zeit im „Vielleicht“ -Stapel liegen bleiben. Ein bisschen Zeitdruck hilft dem Kunden bei einer schnelleren Entscheidung.

29. Finde heraus, wie viel deine Konkurrenz verlangt

Vergleiche deine Preisvorstellungen mit denen deiner Konkurrenz und passe sie ggf. nach unten oder nach oben an. Wichtig ist dabei, dass du dich nur mit gleichwertigen Dienstleistern vergleichst und nicht mit großen Unternehmen.

Kundenmanagement

30. Mach dir immer Notizen

Notiere dir Informationen jeglicher Art für spätere Ideen. Jedes Gespräch und jedes Projekt bringt dich in deinen persönlichen Erfahrungen einen Schritt weiter.

31. Denke immer an die Erwartungen

Durchschaue die Erwartungen deines Kunden zu Aktualität, Kommunikation und Lieferung, um ihm professionell gegenübertreten zu können.

32. Bitte nach Projektende um Feedback

Der Kunde merkt, dass du seine Meinung schätzt, wenn du ihn um ein Feedback bittest. Mit den gesammelten Informationen kannst du außerdem deine Arbeitsprozesse hinsichtlich der Kundenzufriedenheit anpassen.

33. Automatisiere Projektbeginn und -ende

Lege dir eine Liste mit Vorlagen und allen Aufgaben an, die am Anfang und am Ende eines Projekts anfallen. So vermeidest du doppelt zu arbeiten, sparst also Zeit und kannst nichts Wichtiges vergessen.

34. ​​Baue Freundschaften, nicht nur Geschäftsbeziehungen auf

Durch eine freundschaftliche Beziehung lernst du die Bestrebungen und Schwachstellen deines Kunden richtig kennen. Je besser eure Beziehung, desto positiver wirkt sich das auf eure gemeinsame Arbeit aus.

35. Ruf immer an wenn es geht

Telefonate sind der sicherste Weg, um Missverständnisse zu vermeiden. Es wirkt persönlich und professionell, wenn du dich telefonisch beim Kunden meldest.

36. Reserviere die meiste Zeit für gut zahlende Kunden

Wenn 20% deiner Kunden 80% deines Umsatzes ausmachen, solltest du diese in deinem Zeitmanagement bevorzugen. Es ist erstrebenswert wenige, gut zahlende Kunden zu haben als viele, die wenig zahlen.

37. Behalte alle Nachrichten im Auge

Speichere sämtlichen Schriftverkehr mit Kunden, Verträge oder sonstige geschäftliche Dokumente in einem gut strukturierten Ordner. So hast du immer alles zur Hand und weißt, wo du suchen kannst.

38. Behalte alle Kontakte im Auge

Eine gute Struktur in deinem Kundenverzeichnis ist sehr wichtig und erleichtert dir die tägliche Arbeit. Dein CRM (Client Relations Management) muss nicht kompliziert sein, sollte aber alle Kontakte, Kunden und Interessenten abdecken.

39. Bleibe über die Neuigkeiten deiner Kunden informiert

Richte Benachrichtigungen von GoogleAlert über Neuigkeiten deiner Partner Unternehmen ein, um immer auf dem neuesten Stand zu sein. So kannst du z.B. zu geschäftlichen Erfolgen gratulieren und damit Bonuspunkte sammeln.

40. Gib deinen Besprechungen klare Bezeichnungen

Benenne jede Besprechung so, dass der Titel bereits Auskunft über das gewünschte Ergebnis gibt. Das hilft dir, den roten Faden zu behalten und dein Besprechungsziel zu erreichen.

41. Sag niemals „bitte“

Die Verwendung des Wortes „bitte“ ist nicht professionell, denn es vermittelt, dass du um einen Auftrag zu betteln versuchst. „Danke“ hingegen kannst du gar nicht oft genug sagen.

42. Bereite dich auf wichtige Besprechungen vor

Zur optimalen Vorbereitung auf eine Besprechung, führe im Voraus ein Einzelgespräch mit einem Stakeholder. So kannst du wichtige Fragen vorab klären und das Gespräch in die gewünschte Bahn lenken.

43. Erstelle für jede Sitzung eine Tagesordnung

Jedes deiner Projekte sollte eine Reihe von terminierten Zielen haben, die du bei persönlichen Gesprächen bekannt geben kannst. Erstelle eine interne Tagesordnung, um auch wirklich keinen deiner Punkte zu vergessen.

44. Plane spätabendliche E-Mails für den nächsten Morgen ein

Es ist professionell, Geschäftszeiten zu haben und Emails auch nur in dieser Zeit zu beantworten. Tools wie Boomerang helfen dir dabei, geschriebene Emails zu einem späteren Zeitpunkt automatisch zu versenden.

45. Plane regelmäßige E-Mail-Updates in deinem Kalender

Markiere regelmäßige Termine und lass dich automatisch benachrichtigen, wenn die Aufgabe ansteht. Wenn du die entsprechenden Vorlagen und Hintergrundinformationen zu dieser Aufgabe hinterlegst, kannst du sie schnell und unkompliziert erledigen.

46. Sende nach jedem Meeting eine Zusammenfassung der E-Mails

Verschicke eine kurze Zusammenfassung der E-Mails nach jedem Meeting. Damit zeigst du, dass du die nächsten Arbeitsschritte verstanden hast und beugst Missverständnissen vor.

47. Behalte den Emailverkehr im Auge

Sei pro aktiv in der Kommunikation und vermeide, dass Kunden nach dem Status eines Auftrags fragen müssen. Du solltest immer der erste sein, der sich zu wichtigen Terminen meldet.

48. Erwartungen übertreffen

Deine Arbeit sollte die Erwartungen deiner Kunden übertreffen. So hältst du die Kundenzufriedenheit auf einem hohen Level. Zu Beginn einer Kundenbeziehung solltest du also immer eher tief stapeln.

‍Zeitmanagement

49. Schließe deine E-Mail-App und schalte Benachrichtigungen aus

Keinesfalls solltest du mehrmals täglich Emails checken oder dich bei jeder eingehenden Mail benachrichtigen lassen. Konzentriere dich auf deine Arbeit und plane eine bestimmte Zeit für das Lesen und Beantworten von Emails ein.

50. Lege Fristen fest und halte sie ein

Neben dem eigentlichen Abgabetermin für ein Projekt gibt es viele kleinere Fristen für deine Teilarbeitsschritte, die du einplanen solltest. Schreibe deine internen Fälligkeitstermine auf und halte sie auch ein.

51. Erstelle eine digitale Umgebung

Produktivitäts-Apps wie Noisli simulieren mit Hintergrundgeräuschen und Farbeinstellungen, die speziell für Arbeit und Freizeit entwickelt wurden, eine bessere Arbeitsatmosphäre!

52. Kein Multitasking

Bleib fokussiert und arbeite mit Tools, die dich mit maximaler Effizienz auf einem einzigen Aufgabenweg halten. Integriere die Verwendung von Zeiterfassungen, Kalendertools und einer Registerkarte zum Durchsuchen, um den Überblick beizubehalten.

53. Keine Besprechungen zu jeder vollen Stunde

Wenn du Besprechungen immer auf „Viertel nach…“ legst, können frühere Besprechungen auch ein wenig länger dauern, ohne Stress zu verursachen.

54. Keine ständigen Kaffepausen

Plane zwei Kaffepausen am Tag ein z.B. morgens und spät nachmittags, um produktiv und im Zeitplan zu bleiben. Ständige Unterbrechungen der Arbeit bewirken Zeitverlust und Konzentrationsabbruch.

55. Beende deinen Tag mit einer Selbstbewertung

Analysiere deine Stärken und Schwächen des Tages und plane sie mit in deinen Arbeitsablauf ein. Nur so kannst du deine Arbeitsweise im Laufe der Zeit selbst optimieren.

56. Teile dein Projekt in Mikroaufgaben auf

Teile deine Arbeit in Mikroaufgaben auf, um deine Effizienz zu erhöhen und die Qualität deiner Arbeit zu steigern.

57. Gruppiere ähnliche Aufgaben

Wenn du ähnliche Arbeiten gruppierst, musst du nicht ständig gedanklich umschalten und bist dadurch schneller.

58. Lass dir zwischen jedem Block Pufferzeit

Gib dir nach jeder abgeschlossenen Aufgabe 5, 10 und dann 15 Minuten Zeit zur Erholung.

59. Plane Zeit für Weiterbildung ein

Um bei aktuellen Tools und Angeboten auf dem Laufenden zu sein, musst du Zeit für Weiterbildung einplanen. Indirekt kannst du die Kosten für deine Weiterbildungen auf die Aufträge umlegen, die neue Fähigkeiten erfordern.

60. Speichere deine E-Mail-Vorlagen

Speichere alle Emails ab, damit du sie später als Vorlagen verwenden und Zeit sparen kannst.

61. Plane deine Pausen

Um produktiv zu bleiben, musst du feste Pausenzeiten einplanen und dich daran halten. Das ist wichtig, damit du dich nicht überlastest und deine Energiereserven den ganzen Tag durchhalten.

62. Setze jeden Tag 2 bis 3 Prioritäten

Identifiziere jeden Morgen die wichtigsten Aufgaben, die zu erledigen sind und lege Zeiten dafür fest.

63. Beginne deinen Tag mit der Planung

Hast du schon mal vom Pareto-Prinzip gehört? Wenn du dich mit diesem Ansatz zum beschäftigst wirst du feststellen, dass du mit guter Planung sehr viel Zeit sparen kannst.

64. Beginne deinen Tag mit den schwierigsten Aufgaben

Sobald du das, was du am wenigsten magst hinter dich gebracht hast, kann der Tag nur noch besser werden.

65. Schalte dein WLAN aus

Da du mit sehr vertraulichen und sensiblen Daten arbeitest, musst du die Informationen deiner Kunden auch schützen. Verwende einen VPN-Zugang (Virtual Private Network) , anstatt des üblichen WLAN-Routers.

66. Zeitmanagement und Work-Life-Balance

Finde eine Zeitmanagement-Methode die zu deiner Persönlichkeit passt. Berücksichtige dabei eine gesunde Work-Life-Balance zu schaffen und Freizeit, Familie und Freunde nicht zu vernachlässigen.

67. Halte dich an deinen Zeitplan

Einen Zeitplan zu haben und sich auch daran zu halten kann eine enorme Effizienzersparnis bedeuten. Du bleibst fokussierter und behältst den Überblick über die erledigte Arbeit.

68. Verwende deine Kalender-App auch als Aufgabenliste

Fülle die freien Stellen in deinem Kalender mit Aufgaben aus. So hast du alles im Blick und weißt immer was gerade zu tun ist.

Verwaltung und Finanzen

69. Akzeptiere verschiedene Zahlungsarten

Sei flexibel bei der Zahlungsart deiner Kunden. Zusammen mit Drittanbietern wie PayPal ist es am einfachsten, alle Zahlungswege zu ermöglichen.

70. Konditionen gemeinsam mit dem Kunden abstimmen

Du solltest keinen Auftrag beginnen, ohne die Konditionen zu klären. Stimm dich hierzu am besten mit dem Kunden ab, um Missverständnisse zu vermeiden.

71. Schließe einen Vertrag ab

Ein Vertrag schützt dich vor Zahlungsproblemen oder Urheberrechtsverletzungen und legt die Konditionen fest. Er gibt deiner Arbeit eine Rechtsgrundlage und ermöglicht ein professionelles Arbeitsverhältnis.

72. Automatisiere deine Rechnungserinnerungen

Ein automatisches Rechnungssystem unterstützt dich dabei, keine Rechnung mehr zu vergessen. Pünktlich gestellte Rechnungen zeugen von einem guten Management und Professionalität.

73. Erstelle deine eigene Finanzprognose

Erstelle einen klaren Ausgabenplan, der auch saisonale Einbrüche berücksichtigt. Deine Einkommensziele sollten die Ausgaben mehr als decken.

74. Gebühren für verspätete Zahlungen erheben

Eine bescheidene Mahngebühr reicht aus, damit ein Kunde rechtzeitig zahlt. Anfallende Mahngebühren solltest du im Vertrag aufführen.

75. Delegiere deine Buchhaltung

Bring mit einem Buchhaltungstool Klarheit in deine Geldangelegenheiten und nutze deine Zeit für die Arbeit an Projekten, anstatt für Verwaltungsaufgaben.

76. Diversifiziere deine Einnahmequellen

Am besten ist eine gute Mischung aus großen und kleinen Unternehmen sowie Online- und Offline-Unternehmen als Kundenstamm. Wage dich auch in neue Kundengruppen und Netzwerke.

77. Achte auf deine Ausgaben und sei sparsam

Beim Sichten deiner Quittungen entdeckst du vielleicht Möglichkeiten, Kosten zu senken oder zu günstigeren Dienstleistern und Tools zu wechseln.

78. Sende deine W-9 Formulare rechtzeitig

Sende bereits Mitte des Jahres pro aktiv ein W-9-Formular an deine Kunden, um Zeitdruck im vierten Quartal zu vermeiden.

79. Investiere in Buchhaltungssoftware

Bezahlte Abrechnungstools bieten nicht nur ein professionelles Bild für deine  Inkassoversuche, sondern können auch dabei helfen viel Geld sparen.

80. Lege eine Bargeldreserve an

Ein ausreichender Vorrat an Bargeld verhindert, dass du Ersparnisse anbrechen oder Kreditkarten überziehen musst.

81. Plane verspätete Zahlungen ein

Selbst mit professionellen Rechnungsstellungstechniken und einer Mahngebühr kommt es zu verspäteten Zahlungen. Wenn du sie in deinem Budget einplanst, kannst du finanzielle Engpässe besser überstehen.

82. Spare Geld für Steuern und Ersparnisse

Lege Geld beiseite, um deine Werkzeuge und Geräte zu verbessern und Steuernachzahlungen gut verkraften zu können. Die freiberufliche Arbeit birgt immer auch ein finanzielles Risiko, auf das du vorbereitet sein musst.

83. Einkommensplanung

Versuche dein Einkommen so zu planen, wie es in einem Angestelltenverhältnis der Fall ist. Auch du hast Krankheits- und Urlaubstage, Sozialabgaben und die Altersvorsorge zu berücksichtigen und musst diese Ausgaben in deine Preise integrieren.

84. Auch unentgeltliche Mitarbeit braucht einen Vertrag

Auch Pro-Bono-Projekte sollten von Anfang an professionell sein und benötigen einen vertraglichen Rahmen. Verzichte bei keinem deiner Projekte auf den Vertrag und sei es noch so klein.

85. Verwende ein separates Bankkonto für dein freiberufliches Unternehmen

Mit einem separaten Bankkonto ist es einfacher, Ausgaben, Einnahmen und Gewinne zu verfolgen, da das Geschäftsgeld von deinem persönlichen Geld getrennt ist.

86. Bewerte deine Kunden intern

Es gibt Kunden, die viel mehr Arbeit verursachen als geplant oder andere Probleme verursachen. Markiere dir solche Kunden in deiner internen Bewertungsliste und lehne zukünftige Anfragen dieser Kunden ab.

87. Verwende ein Aufzeichnungssystem für deine Leistungen und Unterlagen

Mit einem Sharing-Tool wie Dropbox kannst du deine Arbeiten für Kunden bereitstellen und Änderungen nachverfolgen.