Elektronische Rechnungen – Anforderungen und wissenswerte Informationen

(Aktualisierte Version des Artikels vom 13.04.2011) Dem Geist der Zeit entsprechend haben sich mittlerweile mehr und mehr Unternehmen dazu entschieden, Rechnungen via E-Mail zu übersenden. Dass originale Papierrechnungen immer seltener zum Einsatz kommen, liegt an Kostengründen. Schließlich bietet das Versenden von Rechnungen per E-Mail für Unternehmen gewisse Einsparungen. Da die Verwendung der Digitalen Signatur nicht mehr zwingend vorgeschrieben ist und die elektronische Rechnungsstellung auf diese Weise vereinfacht wurde, ist nun die Rechnung per E-Mail massenhaft möglich. Damit die elektronische Rechnung richtig verwendet werden kann, sollten einige Dinge beachtet werden.

Die Funktionsweise der elektronischen Rechnung

Grundsätzlich muss bei der elektronischen Rechnung bedacht werden, dass eine selbst ausgedruckte Rechnung nicht in jedem Fall zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das Steuerrecht sieht schließlich vor, dass eine originale Rechnung den Vorsteuerabzug belegen muss. Wichtig ist jedoch, dass sich der Rechnungsaussteller und der Rechnungsempfänger an die rechtlichen Vorgaben halten. Ist dies der Fall, stellt die elektronische Rechnung überhaupt keine Benachteiligung dar. Die Inhaltsvorgaben unterscheiden sich nicht von denen der schriftlichen Rechnung. Die Pflichtangaben und der Inhalt sind stets gleich, ganz egal ob die Rechnung per Brief oder per E-Mail versendet wird. Gemäß § 14 UStG gilt für die elektronische Rechnung, dass sowohl die Lesbarkeit und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts, als auch die Echtheit der Rechnungsherkunft gewährleistet sein müssen.

Bis 2011 war vorgeschrieben, dass die Digitale Signatur verwendet werden musste. Dies wurde allerdings durch das Steuervereinfachungsgesetz aufgehoben. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Digitale Signatur nicht weiterhin angewendet werden kann. Auch strukturierte Nachrichten oder der bereits genannte Datenaustausch sind weiterhin anwendbar, sodass die drei Hauptanforderungen, die Lesbarkeit, Unversehrtheit und Echtheit gewährleistet sein können.

Der Versand der elektronischen Rechnung

Rechnungen können sowohl elektronisch als auch klassisch per Post verschickt werden. Wichtig ist allerdings, dass Sie als Kunde der Versendung von elektronischen Rechnungen zustimmen müssen. Eine solche Zustimmung erfordert keine spezielle Form. Vom Gesetzgeber wird vorausgesetzt, dass ein Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und den Kunden stattgefunden hat. Ein solches Einvernehmen kann entweder über eine Zustimmungserklärung im Vorfeld, eine Regelung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder über eine Genehmigung im Nachhinein erfolgen. Jedoch gilt der Versand der elektronischen Rechnung aber auch als akzeptiert, wenn er in der Praxis praktiziert und gebilligt wird. Im schlimmsten Falle kommt es dazu, dass die Rechnung erneut in Papierform verschickt werden muss.

Fristen der elektronischen Rechnung

Für die Aufbewahrung gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Elektronische Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen entsprechend auch in digitaler Form zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese müssen dem Finanzamt zugänglich gemacht werden. Sollte eine Digitale Signatur verwendet werden, muss nicht nur die Rechnung an sich, sondern auch das Zertifikat gespeichert werden. Auch die Signaturdaten werden dann dementsprechend archiviert. Ein Ausdruck reicht dabei nicht aus, denn die Speicherung muss in elektronischer Form erfolgen.
Es gibt mehrere Anbieter für elektronische Lösungen, dort werden die digitalen Belege automatisch in das Rechenzentrum übertragen und vorgehalten. Das sollte allerdings in Absprache mit dem Steuerberater erfolgen. Beim Mandanten sind dann keine eigenen Archivierungssysteme mehr von Nöten.