ERP-Systeme für Selbstständige

Eine weitere industrielle Revolution – gern als Industrie 4.0 bezeichnet – nimmt in den kommenden Jahren maßgeblich Einfluss auf die etablierten Geschäftsmodelle von Unternehmen. Nicht nur KMUs oder große Konzerne, auch Selbstständige und Freiberufler tun gut daran, sich mit dem digitalen Wandel auseinanderzusetzen und sich mit der modernen IT-Infrastruktur vertraut zu machen.

ERP-Systeme als gute Investition für Unternehmen

Ein Hilfsmittel, um die internen Ressourcen eines Unternehmens zusammenzuführen und aufeinander abzustimmen, ist ein sogenanntes ERP-System. Das sogenannte Enterprise Ressourcen Planning spart, indem es die vorhandenen Ressourcen zusammenführt, Zeit und Kosten und unterstützt die interne Kommunikation im Unternehmen. ERP-Systeme bringen im Gegensatz zu anderen warenwirtschaftlichen Softwarelösungen einige Vorteile mit:

• Sie arbeiten branchenunabhängig
• Sie decken sämtliche geschäftlichen Bereiche ab – von der Materialbeschaffung bis zum Marketing
• Alle wichtigen Informationen aus den verschiedenen Abteilungen speichert eine zentrale Datenbank ab
• Informationen werden in Echtzeit miteinander verknüpft
• Die Systeme sind vielseitig einsetzbar und wirken sich leistungssteigernd aus
• Bisher manuell gesteuerte Prozesse werden dank der ERPs automatisiert

Welche Vorteile Selbstständige und junge Unternehmer von ERP-Systemen haben

Selbst junge Unternehmer, die momentan an einer neuen Geschäftsidee feilen, sollten es in Erwägung ziehen, von einem ERP-System Gebrauch zu machen. Welches ERP-System für dieses Vorhaben idealerweise geeignet ist, hängt stark mit der Größe und der Ausrichtung des Unternehmens zusammen. Während größere Unternehmen die Systeme auf die Wirtschaftszweige abstimmen und nur „das Nötigste“ investieren, haben Freiberufler und Selbstständige stets mit der Finanzierung zu kämpfen. ERP-Systeme gelten als kostspielig, sodass die eigenen finanziellen Rücklagen für die Finanzierung meist nicht ausreichen. Freiberuflern kann es in diesem Fall helfen, ein Darlehen bei einem Kreditinstitut oder bei einem Gesellschafter aufzunehmen, um sich die ERP-Systeme zu leisten. Eine alternative Lösung stellen die mittlerweile frei auf dem Markt erhältlichen ERP-Systeme dar, die selbst zu installieren und zu verwalten sind.

Welche Nachteile entstehen bei der Nutzung eines ERP-Systems?

Wo Licht ist, ist auch Schatten. Für Selbstständige kann es sich hinsichtlich mancher Aspekte nachteilig auswirken, ein ERP-System zu nutzen. Zum einen wären die teilweise hohen Kosten zu nennen, die vor allem ein Freiberufler in der Anfangsphase finanziell nicht alleine stemmen kann. Weiterhin macht sich ein Freiberufler, der sich für ein kostenpflichtiges ERP-System entscheidet, vom Hersteller des Systems abhängig. Nicht alle ERP-Systeme sind benutzerfreundlich gestaltet, sodass die Bedienung des Systems schwerfallen kann. Freiberufler bringen in solchen Fällen zusätzliche zeitliche Ressourcen auf, um sich in das System einzuarbeiten. Wer fremde Systeme integrieren möchte, stößt bei manchen ERP-Systemen an ihre Grenzen.

Welche ERP-Systeme es gibt

Auf dem Markt sind viele verschiedene ERP-Systeme erhältlich. Es bietet sich für Freiberufler an, sich zunächst mit den Vor- und Nachteilen der einzelnen Systeme zu beschäftigen und auf dieser Basis das geeignetste ERP-System zu wählen.

• Es gibt spezielle Buchhaltungssoftware, mit der ein Freiberufler seine Rechnungen, seine Arbeitszeiten und andere allgemeine buchhalterische Aufgaben bequem in Texten und Tabellen managen kann. Mit einer professionellen Software spart sich der Freiberufler nicht nur eine Menge Zeit, in der er effektiv anderweitig arbeitet, sondern obendrein Ärgernisse mit dem Finanzamt.
• Zur alltäglichen Arbeit vieler Freiberufler gehört es, unzählige Mengen an Daten an die Kunden weiterzuleiten. Nicht wenige Kunden empfinden es als störend, wenn sie unzählige Mengen an Daten empfangen und nicht wissen, was sie mit der Datenflut machen sollen. In diesem Fall helfen Cloud-Dienste, welche die Daten online abspeichern und auf einfachem Wege bereitstellen. Das sogenannte „Cloud Computering“ stellt einer Studie zufolge eine wesentliche Grundlage der modernen Industrie 4.0 dar. Es ist zu erwarten, dass der Markt hierfür wächst und die Anforderungen, welche an die IT-Systeme gestellt werden, komplexer werden und weiter zunehmen.
• ERP-Systeme kommen im Bereich des Projektmanagements häufig zum Einsatz. Bei einem geplanten Projekt gilt es, viele verschiedene Text- und Tabellendokumente unterzubringen, wodurch schnell der Überblick verloren geht, wenn die richtige Ablage fehlt. Projektmanagement-Software ermöglicht es auf mitunter einfache Weise, den Überblick zu behalten und die einzelnen Projekte anderen Beteiligten zugänglich zu machen.
• Bei sogenannter OpenSource-Software handelt es sich um Softwarelösungen, die frei im Web zugänglich gemacht werden. Sie bieten sich für Freiberufler an, die wenige finanzielle Mittel zur Verfügung haben, aber nicht auf ein funktionsfähiges ERP-System verzichten möchten.

Welche Softwarelösung ein Freiberufler benötigt

Anders als in festen Unternehmen obliegt den Freiberuflern selbst die Entscheidung, welches ERP-System sie wählen. Dieser Faktor ist zunächst stark von der Branche, in welcher der Freiberufler arbeitet, abhängig. Grafiker benötigen zuverlässige Bildbearbeitungsprogramme, während Übersetzer nicht ohne eine zuverlässige Translationssoftware auskommen. In Punkto Zeitmanagement macht sich ein ERP-System durchaus bemerkbar. Da alle Freiberufler mehr oder minder mit steuerlichen Aufgaben und Buchhaltung in Berührung kommen, benötigen sie für diesen Bereich eine zuverlässige Software, die sich übers Jahr gerechnet zeitsparend auswirkt. Grundsätzlich lohnt es sich für Freiberufler nur dann, ein kostenpflichtiges ERP-System zu installieren, wenn sich die tägliche Arbeit dadurch erleichtern und verbessern lässt.

Cloud ERP-Systeme und das Problem der Datensicherheit

Cloud-Dienste stellen für zeitlich und ortsunabhängig flexible Freelancer, die durchschnittlich vergleichbare Arbeitszeiten wie die Festangestellten aufweisen, eine komfortable Möglichkeit dar, Dokumente auszutauschen. Da teilweise sensible Daten in fremde Rechenzentren ausgelagert werden,  ist mit einem ERP-Cloud-System die Frage nach Sicherheit untrennbar verbunden. Anders als die sogenannten „Inhouse“-ERP-Systeme sind Cloud-Dienste von der Internetverbindung abhängig und haben oftmals eine hohe Browserauslastung zu bewältigen. Funktional betrachtet passen sich die Cloud-Dienste weniger an die Bedürfnisse des Freelancers an und können daher nicht mit der klassischen ERP-Software verglichen werden. Es empfiehlt sich, bei der Wahl eines Cloud-Dienstes verstärkt auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu achten und etwaige Zertifikate anzusehen.