SEPA-Umstellung für Freiberufler – Teil 1

Wesentliche Änderungen im Zahlungsverkehr und Vorteile von SEPA

Am 1. Februar 2014 ist der endgültige Stichtag, an dem die nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren durch eine einheitliche europäische Zahlungsregelung namens SEPA abgelöst werden. Freiberufler müssen dabei Wichtiges beachten.

Hinter dem Kürzel SEPA steckt ausgeschrieben die Bezeichnung „Single Euro Payments Area“, was auf Deutsch übersetzt „Einheitlicher Euro-Verkehrsraum“ bedeutet.

Zu den SEPA-Teilnehmerländern gehören neben den 28 Mitgliedern der Europäischen Union auch französische Überseegebiete, britisches Überseegebiet sowie Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco und die Schweiz.

Während Privatkunden der Bank in einer zweijährigen Übergangszeit bis Februar 2016 Zeit haben, ihre Überweisungen entsprechend anzupassen, müssen Firmen, Freiberufler und Selbständige, Behörden, Verwaltungen und Vereine ab dem oben genannten Datum ihre Zahlungsprozesse verbindlich umstellen.

Die wichtigsten Änderungen für Überweisungen und Lastschrift

Bis jetzt benötigte man für Überweisungen und Lastschrift Kontonummer und Bankleitzahl. Ab dem 1. Februar 2014 wird für den inländischen wie für den im europäischen Ausland getätigten Zahlungsverkehr die internationale Bankkontonummer IBAN (International Bank Account Number) von großer Bedeutung sein.

Die IBAN enthält die Bankleitzahl und die Kontonummer des jeweiligen Kontoinhabers und wird am Anfang durch ein Länderkennzeichen (für Deutschland DE) sowie eine zweistellige Prüfziffer vervollständigt. Mit der Prüfziffer sollen fehlerhafte Überweisungsvorgänge, die beispielsweise einen Zahlendreher enthalten, vermieden werden.

Neben der IBAN existiert auch noch die BIC (Bank Identifier Code), eine international gültige Bankleitzahl, die im ausländischen Zahlungsverkehr innerhalb Europas ebenfalls bei Überweisungen und Lastschriften bis zum 31. Januar 2016 angegeben werden muss. Für den inländischen Zahlungsverkehr spielt die BIC keine Rolle mehr.

Weitere wichtige Änderungen für Lastschriftzahlung

Mit der Einführung von SEPA kann das in Deutschland sehr häufig eingesetzte Lastschriftverfahren auch grenzüberschreitend durchgeführt werden, allerdings mit abgewandelten Regeln sowohl für die Einzugsermächtigung (nun SEPA-Basis-Lastschrift) als auch für das Abbuchungsverfahren (nun SEPA-Firmen (B2B)-Lastschrift).

Neu bei der SEPA-Basis-Lastschrift werden folgende Punkte sein:

• Es muss eine Einzugsermächtigung vorliegen (sogenanntes SEPA-Mandat). Außer der schriftlichen Ermächtigung mit Kundenunterschrift werden auch Ermächtigungen mit elektronischer Signatur und per Mail bzw. Telefon akzeptiert. Die beiden letztgenannten sind allerdings risikobehaftet, weil der Gläubiger im Bedarfsfall die Einzugsermächtigung nachweisen muss.
• Die SEPA-Mandate benötigen bestimmte Angaben für die Gläubigeridentifikation wie Gläubigeridentifikationsnummer (Gläubiger-ID) und eine eindeutige Mandatsreferenznummer.
• Darüber hinaus muss spätestens zwei Wochen vor dem Einzug des Rechnungsbetrags eine Vorabinformation (Pre-Notification) des Zahlungspflichtigen erfolgen, in der die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenznummer, der Einzugstermin sowie der -betrag stehen.
• Die SEPA-Basis-Lastschriften muss man der Bank bei Erst- und Einmaleinzügen fünf Tage vor dem Fälligkeitsdatum bzw. bei Folgeeinzügen zwei Tage vor dem Fälligkeitsdatum vorlegen.
• Nach dem Einzug kann der Schuldner den eingezogenen Betrag innerhalb von acht Wochen nach Abbuchung ohne Angaben von Gründen zurückrufen. Die Rückruffrist kann sich auf 13 Monate verlängern, wenn dem Einzug keine gültige Ermächtigung (beispielsweise eine schriftliche) vorlag.
• Ein erteiltes SEPA-Mandat verfällt drei Jahre nach dem letzten erfolgten Lastschrifteinzug.

Bei der SEPA-Firmen-Lastschrift (vormals Abbuchungsverfahren) kommen folgende Neuerungen:

• Die SEPA-Firmen-Lastschrift kann nur im geschäftlichen Zahlungsverkehr verwendet werden.
• Auf den SEPA-Mandaten müssen die Gläubiger-ID und eine eindeutige Mandatsreferenznummer zur Identifikation des Gläubigers vorhanden sein.
• Der Schuldner muss der Abbuchungsermächtigung zustimmen.
• Der Schuldner muss vor der ersten Abbuchung seine Bank über das SEPA-Firmen-Mandat unterrichten und sie anweisen, die Abbuchungen durchzuführen.
• Spätestens zwei Wochen vor dem Einzug des Rechnungsbetrags muss eine Vorabinformation des Schuldners (Pre-Notification) erfolgen, in der die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenznummer, der Abbuchungstermin sowie die Betragshöhe stehen. Werden zwischen Gläubiger und Schuldner keine individuellen Vereinbarungen getroffen, ist die gesetzlich vorgeschriebene Frist von zwei Wochen gültig.

Vorteile der SEPA-Umstellung

Der SEPA-Zahlungsraum ist vor allem vorteilhaft für Kleinunternehmer und Freiberufler, denn mit der Vereinheitlichung werden in den Teilnehmerstaaten Rechnungen schneller, unkomplizierter und preiswerter bezahlt.

Wer als Freiberufler in einem SEPA-Teilnehmerland Kunden hat, wird dort in den meisten Fällen auch ein eigenes Konto besitzen, damit die ausländischen Kunden in ihrem Inland leichter bezahlen können. Für ein ausländisches Konto muss man allerdings entsprechende Service-Kosten berücksichtigen.

Mit SEPA benötigt man kein Auslandskonto mehr, weil es für die ausländischen Kunden kein großer Aufwand mehr ist, auf das deutsche Firmenkonto zu zahlen.

Überweisungen an ausländische Geschäftskunden innerhalb der SEPA-Teilnehmerstaaten werden für Freiberufler wesentlich schneller und günstiger von statten gehen.

Freiberufler dürfen Umstellungsanpassungen nicht unterschätzen

Die SEPA-Umstellung bedeutet auch für Freiberufler einen mehr oder wenigen großen Arbeitsaufwand. Wer als Freiberufler doppelte Buchführung betreibt, eine Buchhaltungssoftware einsetzt sowie Lastschriftverfahren bei seinen Kunden verwendet, sollte sich jetzt schon um eine rechtzeitige Prozessanpassung kümmern und so schnell wie möglich damit anfangen.

Wer allzu leichtfertig mit dieser Zahlungsanpassung umgeht und bis zum 1. Februar 2014 den Umstieg nicht geschafft hat, kann nicht mehr am elektronischen Zahlungsverkehr teilnehmen, denn die Banküberweisungen, Bankeinzüge und Abbuchungen nach dem alten System funktionieren nicht mehr.

Welche Schritte für die Umstellung auf SEPA notwendig sind welche Fehleinschätzungen bezüglich SEPA häufig vorkommen wird im zweiten Teil „SEPA für Freiberufler“ behandelt.