Rechnungen schreiben – So einfach geht’s

Wie verfassen Freiberufler ausgehende Rechnungen richtig? Eigentlich müsste diese Aufgabe klar sein. Doch viele haben sich noch nie intensiv genug mit dem Thema beschäftigt, um sich wirklich gut auszukennen.

Spätestens ein halbes Jahr nach der Auslieferung von Ware bzw. nach der Leistungserbringung müssen Unternehmer ihre Rechnung stellen. Sind die Angaben darauf unvollständig, werden sich die Kunden aber weigern, diese zu begleichen, denn einen Vorsteuerabzug können sie damit beim Finanzamt nicht beantragen. Die nachfolgende Übersicht zeigt, was eine vollständige Rechnung enthält. Nachzulesen sind diese Punkte auch in §14 UStG.

Das muss drin stehen

Nur wenn es sich um Beträge unter 150 Euro inklusive Umsatzsteuer handelt, kann eine verkürzte Rechnung ausgestellt werden. Für alle anderen sind folgende Angaben Pflicht:

Name und Adresse
Sowohl der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers als auch des Rechnungsempfänger müssen in voller Länge vermerkt werden. Tipp- und Flüchtigkeitsfehler werden nicht beanstandet, es sei denn, sie wirken sich gravierend aus.

Angaben zu Produkten und Leistungen
Hier muss der Tag der Auslieferung bzw. der Zeitraum, in der die Leistung erbracht wurde, notiert werden. Außerdem ist die Art der Artikel oder Dienstleistungen sowie die Menge bzw. der Umfang anzumerken.

Der Rechnungsbetrag
Dieser wird aufgeschlüsselt nach dem Nettobetrag, der in Euro angegeben werden muss, vereinbarten Boni und der zu zahlenden Umsatzsteuer. Letztere beträgt derzeit 19 Prozent. Ein ermäßigter Satz von 7 Prozent fällt nur bei bestimmten Produkten wie Büchern an. Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit und müssen diese Angabe folglich nicht tätigen. Der Vollständigkeit halber wird aber ein kurzer Verweis auf die Befreiung benötigt.

Das Rechnungsdatum
Beim Rechnungsdatum handelt es sich um den Tag der Ausstellung der Rechnung.

Eine einmalig vergebene Rechnungsnummer
Diese Rechnungsnummer kann aus Buchstaben und/oder Zahlen bestehen. Im UStG ist von einer fortlaufenden Nummernfolge die Rede. Dem Finanzamt geht es aber hauptsächlich darum, dass keine Nummern doppelt vergeben werden. Wer befürchtet, mit dieser seinen Kunden Auskunft über die eigene Auftragslage zu geben, kann beispielsweise genauso eine Rechnungsnummer auf Basis des tagesaktuellen Datums erstellen.

Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
Bei Freiberuflern und ihren Ehepartnern werden unter der Steuernummer des Finanzamts auch private Steuerangelegenheiten gelistet. Als Alternative dazu kann auf der Rechnung auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden. Auf die Buchstaben „DE“ folgen bei dieser 9 Zahlen. Jeder umsatzsteuerpflichtige Unternehmer erhält automatisch solch eine Nummer. Das Bundeszentralamt teilt einem diese auf Nachfrage kostenfrei mit.

Rechnungen aufbewahren

Nachdem die Rechnung auf den postalischen oder digitalen Weg zum Empfänger geschickt wurde, sollte sie zudem an einem sinnvollen Ort abgelegt werden, damit man sie gegebenenfalls für eine Zahlungserinnerung oder eine Abmahnung wieder heranziehen kann. Darüber hinaus gilt aber sowohl für aus- als auch für eingehende Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht. Diese beträgt 2 Jahre, wenn die Rechnung an Endverbraucher gerichtet ist, 10 Jahre bei Rechnungen, die an juristische Personen oder Unternehmen adressiert sind. Kommt man dieser Pflicht nicht nach, drohen einem im schlimmsten Fall Bußgelder oder Freiheitsstrafen. Daher ist es sinnvoll, Sicherheitskopien zu erstellen und diese extern, zum Beispiel auch in der Cloud, zu archivieren, um dem Verlust durch technische Probleme, Brand oder Überschwemmung vorzubeugen.

Hier gibt’s die notwendige Unterstützung

Wer dieses Wissen im Hinterkopf behält, wird in Zukunft sicher weniger Probleme mit seiner Rechnungsstellung haben. Mit der Unterstützung des Steuerberaters, geeigneten Vorlagen oder gar Rechnungsprogrammen für den PC wie hier ist es noch leichter, die Auftragsbearbeitung mit einer korrekten Fakturierung abzuschließen.