Zeitmanagement verbessern: Zeitaufschriebe

In meinem ersten Beitrag habe ich grundsätzlich erklärt, was beim Zeitmanagement zu beachten ist und habe erste Anwendungstipps gegeben. Für sinnvolles Zeitmanagement gibt es zudem zahlreiche weitere Methoden. In Diesem Beitrag möchte ich aufzeigen, dass oft schon einfache Mittel wie Zeitaufschriebe hilfreich sein können. Denn aufzuschreiben, womit man seine Zeit verbracht hat, bereitet wenig Spaß und daher machen es viele schon gar nicht mehr, Aufwände werden daher im Nachhinein nur geschätzt – mit negativen Folgen.

Zeitaufschriebe dienen mehreren Zwecken:

• Der Buchung auf Projekte und Abrechnung mit dem Kunden.
• Der Ist-Analyse und Überprüfung, ob man seine Zeit so verbringt wie man sie verbringen wollte.
• Dem Lernen von Aufwandsschätzungen: Nur indem man Rückmeldung darüber erhält, ob man den Aufwand einer Tätigkeit richtig geschätzt hatte, kann man diese Schätzungen verbessern. Allmählich weiß man dann ganz genau im Voraus, wie lange man für eine bestimmte Aufgabe brauchen wird.

Nun besteht das Problem mit Daten stets darin, dass sie nur für den Zweck taugen, für den sie erhoben wurden. Denn die verwendeten Kategorien und die Detailliertheit der Aufschriebe, zu welcher Kategorie man welche Zeiten zuschlägt, hängen vom Zweck des Aufschriebs ab.

Konkret: Nehmen wir an, Sie haben nach umfangreichen Vorgesprächen einen Werkauftrag zum Festpreis eingeworben. Nun stellen sich Ihnen folgende Fragen:

• a) Wie viel Zeit habe ich insgesamt auf dieses Projekt verwendet, d.h. wie hoch ist dann alles in allem mein Stundenhonorar?
• b) Es interessiert Sie aber auch auf den Monat gerechnet das Verhältnis zwischen Vertriebstätigkeit und produktiver Arbeit, damit Sie planen können, wie viele Produktivstunden Ihnen zur Verfügung stehen, d.h. wie viele Aufträge Sie annehmen können.
• c) Und dann interessiert Sie, ob Sie die produktive Arbeit innerhalb dieses Projektes mit 20 Stunden richtig eingeschätzt haben.

Jede dieser Fragen erfordert aber einen eigenen Zeitaufschrieb!

• a) Sie erfassen projektweise, buchen also auch die zugehörigen Vertriebstätigkeiten, nötige Recherchen und die Rechnungserstellung auf dieses Projekt.
• b) Sie erheben getrennt Vertriebstätigkeiten und produktive Arbeit, unabhängig vom Projekt. Eventuell buchen Sie Recherchen noch separat auf die Kategorie „Fortbildung“. So wissen Sie am Ende des Monats, wie viele Produktivstunden Sie insgesamt geleistet haben. Sind diese zu niedrig, möchten Sie eventuell Maßnahmen dagegen ergreifen.
• c) Mit den obigen Kategorien können Sie Frage c) nicht beantworten, sondern müssen noch weiter aufschlüsseln.

Um die beiden Dimensionen „Projekte“ und Vertrieb/ produktiv/ Fortbildung gleichzeitig zu erfassen, können Sie Ihre Zeiterfassung in einer Matrix wie der folgenden erheben:

Allerdings stört so ein zweidimensionaler Zeitaufschrieb im Zeitmanagement deutlich stärker bei der Arbeit als ein eindimensionaler, bei dem sie einfach im Verlauf des Tages mitschreiben, was ungefähr so aussehen könnte:

08:00-09:30 Projekt A
09:30-12:00 Projekt B
13:00-15:00 Vertrieb wegen neuem Projekt
15:00-18:00 Projekt B

Das können Sie nebenbei notieren. Vermutlich machen Sie zwischen den verschiedenen Projekten ohnehin eine Kaffeepause, in der Sie sich mental auf die neue Aufgabe einstellen. Hierbei können Sie dann auch die Zeiterfassung erledigen. Beim Matrix-Aufschrieb müssen Sie auch innerhalb der Arbeit an Projekt A überlegen, zu welcher Kategorie die aktuelle Tätigkeit gehört. Der Aufschrieb für das Zeitmanagement wird sehr feingranular: Selbst eine viertelstündliche Notierung erscheint dann noch zu grob.

Empfehlung für Zeitmanagement

Darum empfehle ich, sich beim Zeitmanagement auf wenige wichtige Fragen zu konzentrieren, die der Zeitaufschrieb beantworten soll. Das vereinfacht den Zeitaufschrieb und verringert den Aufwand!

Ich persönlich notiere beim Zeitmanagement momentan nur nach Tätigkeiten. Mich interessiert der Gesamtanteil der Vertriebstätigkeiten an meiner Arbeitszeit oder das Verhältnis zwischen Kursvorbereitung und Kurszeiten. Mit Hilfe dieser Daten kann ich meine Gesamtauslastung steuern. Diese Steuerung erfolgt in dem Moment, wo ich entscheide, mich auf einen Auftrag zu bewerben oder nicht, oder umgekehrt einen angebotenen Auftrag anzunehmen oder abzulehnen (oder wenn möglich zu verschieben).